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民营企业档案管理需注意的5个要点
作者:河北字字句时间:2021-01-19 23:16:28浏览量:

档案是企业的基础信息资源,真实记录着企业的生产、科研和管理活动。近年来,随着民营企业的快速发展,许多民营企业不断探索档案管理的新工作方法和改进管理方法,在建立档案管理系统、推进档案信息化和改善保管条件方面取得了显著进展。


虽然取得了一些成绩,但一些民营企业的档案管理仍然存在许多问题,不能满足自身的发展需要。具体表现为民营企业管理者的档案意识薄弱,档案工作没有得到足够的重视;档案管理分散,没有建立有效的档案资源体系;档案人员缺乏相关业务培训,专业知识更新不及时;档案管理目标不明确,缺乏完善、系统、可操作的档案规章制度;档案服务意识薄弱,档案信息资源开发利用不够。这些不足间接增加了管理成本,成为制约民营企业整体发展的瓶颈。如果要突破瓶颈,加强民营企业的档案管理,字字句认为要注意五个方面。


一是遵循集中统一管理的原则,建立综合档案管理机构,形成以档案部门为中心,企业各职能部门及其所属分支机构分级管理的网络。在这个管理网络中,每个环节都各司其职。档案部门在负责人的直接领导下,负责业务指导、文件接收和管理等工作。各职能部门应妥善保管日常工作中形成的文件和资料,并按照企业统一的归档制度定期移交给档案部门。在这种模式下,档案管理成为企业整个管理体系的一个子系统,档案部门的作用得到了凸显。对档案进行集中统一管理,还可以大限度地有效控制和利用企业内部档案,充分发挥档案的价值。受初期条件限制,小型民营企业可以采用分布式管理、外委管理等管理模式。然而,随着企业的发展,对档案实行集中统一管理是必然趋势。


第二,要增强民营企业全体员工的档案意识,尤其是企业管理者的档案意识。民营企业领导一般只注重经济效益,对档案管理等基础工作重视不够,这就要求档案工作者积极与领导沟通,提出意见和建议,增强企业领导对档案工作的意识。领导重视档案工作,有助于解决制度落实、设备购置、人员配备等问题。除了提高管理层的档案意识外,还必须提高企业基层员工的档案意识。基层员工是企业中先接触生产经营资料的群体。他们的档案意识有所提高,文件材料归档和档案移交顺利进行。


三是加强民营企业档案队伍建设,提高档案工作者的专业知识水平和综合职业素质。档案管理人员应了解企业的生产过程和经营状况;精通信息技术等知识,熟悉档案法和法规,了解行业标准;具有创新精神和努力工作的品质,能够应对档案信息化、网络化带来的挑战,能够胜任成长中的企业档案管理工作;企业档案工作负责人除精通业务外,还应具有较强的组织管理能力,秉承务实、开拓、严谨的工作作风,突破家族式管理方法,以人为本,注重实际


第五,加强档案信息化建设,建立企业综合档案数据分析和管理系统,为企业提供更有效的档案信息和更好的服务。民营企业档案工作者应顺应大数据时代的发展趋势,树立“大档案”的管理理念,进一步完善档案信息化基础设施建设,加大档案数字资源建设力度,建立全面的字字句档案数据分析系统,通过现代管理手段,有效整合和深度编译利用室(库)藏档案信息资源,实现档案信息资源共享,充分发挥档案信息资源的凭证功能,为企业决策服务。