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档案馆信息化建设的常见问题解答 11-20
作者:河北字字句时间:2020-12-30 21:29:53浏览量:

11. 如何理解需求锁定?

    随着档案信息化应用走向深入,业务需求也随之发生变化,用户往往希望在很短的时间内随需而变,这必然会产生很多隐患,系统也很难使用起来。一个阶段需求相对锁定是软件研制的基本要求,也是AMIS能够真正用起来获得效果的前提,这就需要开展需求分析时尽可能做到周全、细致,兼顾当前实用性的同时考虑未来发展的需要。

 

12. 如何理解工作流程及其数据流之间的关系?

    档案工作的业务流程是业务与业务之间的衔接、传递、转移的动态过程,是为了完成档案全过程管理而开展的一系列活动。工作流程的发生可能在档案馆内部各部门之间,也可能发生在归档/移交单位与档案馆之间、档案馆与档案利用者之间。有工作流程存在的地方就会有档案信息的输入、输出与处理等数据处理过程(即数据流)的存在。

 

13. 档案馆使用档案管理信息系统主要管理哪些信息或数据?

    档案馆使用档案管理信息系统主要管理三类信息/数据:即档案内容(数字化对象)、档案目录信息和档案工作过程中产生的管理信息。另外,还需要保存和管理用户信息、数据字典、单位及部门基本信息、数据的存储分配信息、系统日志等。

 

14. 如何理解档案元数据,元数据项应包括哪些?

    档案元数据是描述档案及档案业务的数据集合,主要包括基本元数据集、管理元数据集和业务处理元数据集三大部分。

    (1) 基本元数据是用以描述档案内容的基本属性,主要包括文号、题名、时间、责任者、页数、备注等。

    (2) 管理元数据是为了档案管理、保存和提供利用需要而确定的元数据集。主要包括立档单位、件号(顺序号)、档号、全宗、类目、保管期限、保管级别、密级、存址(库房位置、电子文件的URL)、载体、检索/信息分类等。

    (3)业务处理元数据是描述各档案管理业务过程中产生的各种信息的元数据集。主要包括接口处理的责任链信息、工作过程产生的与档案密切相关的过程信息。主要包括档案的移交、接收、分类、排列、编号、组卷、编目、入库、上架、库房档案状态、保护处理、数字化处理、缩微处理、开放处理、利用信息、销毁处理等工作的时间、责任者、处理相关信息等。这些元数据集记录了档案工作的全过程信息。

 

15. 档案管理信息系统的用户类别和权限是怎样划分的?

    (1)用户类别的划分可以按用户对系统所管理的数据操作权限划分为数据维护(User)、数据查询(Query)、数据管理(Admin)三大类。也可以按职能划分用户角色,方便系统管理。

    (2)用户的使用权限是按照工作人员的岗位职责和他能够操作的数据范围进行划分,主要包括对系统提供的功能模块的操作(功能权限)和对每个功能模块中数据操作的权限(数据权限)。

 

16. 什么是通用系统平台?基于这种架构研制的AMIS 有什么功能和特点?

    通用软件平台的概念是基于工作流程、软总线和动增长理念而设计和实现的支持持续完善与发展的动态可扩展的平台系统。基于这种架构实现的AMIS系统具有以下功能和特点:

    (1)AMIS基础平台能够在信息模型、工作流模型、用户模型、功能组件和系统配置等方面满足档案管理的基本业务需求。

    (2)AMIS功能组件的灵活装配能够形成档案馆对特定功能模块的要求,不同功能模块的搭配能够满足各分/子系统的功能要求。

    (3)系统的信息模型能够根据用户和系统的需要进行动态调整,系统的功能模块能够基于工作流程实现灵活定义。

    (4)系统的用户能够根据自己的岗位职责获得对系统数据和系统功能的操作权限,能够根据个性化需求配置用户的操作界面。

    (5)AMIS能够支持动态扩展的功能需求,能够根据档案业务的动态发展需要,不断扩充系统的功能组件。

    (6)AMIS实施过程中能够不断积累和丰富系统的参考模型,为AMIS的广泛实施和普及应用提供参考原型,提高实施效率,改善实施效果。

 

17.基于通用平台架构的AMIS快速实施的六大步是什么?

    (1)确定系统框架结构,包括分、子系统划分以及系统的框架结构及系统公共属性的确定。

    (2)确定系统信息模型:包括对档案元数据项及其结构的定义,以及元数据项与工作流程之间的过程对应关系。

    (3)确定系统工作流程和系统功能模型:包括每个子系统的工作流程与功能模块,每个功能模块应包括的功能组件等。

    (4)确定系统的用户模型:包括用户的类型、用户的授权模型、用户与岗位的对应关系。

    (5)确定系统的接口模型:包括系统内部各分/子系统之间的数据集成、共享、迁移等的接口关系,以及系统对外的数据处理接口关系。

    (6)确定档案馆个性化功能需求:包括档案馆的其他个性化功能需求,确定系统扩充或二次开发的功能与组件。

 

18. 确保AMIS成功实施的重要因素有哪些?

    (1)组织保障:建立“一把手”参与的组织保障体系。

    (2)进度控制:实施严格的进度执行与控制计划。

    (3)成本控制:按预算执行,加强成本管理与控制。

    (4)质量把关:聘请专家顾问,提高过程控制的力度。

    (5)风险控制:预测风险并采取有效措施,规避风险、降低风险。

 

19.如何理解系统实施过程中的培训工作?都包括哪些培训工作?

    培训工作是帮助档案工作人员全面了解AMIS的内涵、功能、实施方法和使用要求的主要方式,通过全员培训,使每位员工,尤其是领导们获得全面的认识和了解,对今后信息化管理的有效实施将起到基本保障作用。培训是统一认识,调整和更新观念的良好机会,所以应高度重视,保证人员、时间、资金的到位。培训的重点,应放在了解计算机管理与手工管理方式的差异上,熟练掌握系统的操作与使用规程。

    培训工作主要包括对档案馆内部所有使用AMIS的人员、进行系统维护和网络管理的技术部门的工作人员。系统维护人员的培训,尽管只涉及个别人员,但也非常重要,熟悉本馆各方面情况的同志掌握了这套管理信息系统,会使日常的技术支持工作与实施配合工作更有效、更有针对性。

 

20.如何控制系统的实施进度?

    专业的有经验的实施团队在实施前会制定一个详细周密的项目计划,并且根据实际进展情况随时进行必要的调整。档案馆需要对这个进度计划做出确认,并在积极配合项目实施(如提供有关资料、数据,对开发文档进行确认等)的过程中及时了解进度的完成及调整情况,在需要档案馆配合的环节上积极配合。当时间进度与质量发生冲突时,宁肯调整进度也不能牺牲质量。