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档案馆信息化建设的常见问题解答 21-26
作者:河北字字句时间:2020-12-30 21:31:37浏览量:

21.实施前有必要先试用软件吗?

    不少档案馆为了选择合作方和帮助确定实施内容和需求,要求先试用一段时间的管理信息系统,但试用的效果大都不理想。一方面,现有管理软件的商品化、成熟性都不是很高,而且都在不断改进和更新,对试用的服务支持也不可能象对待正式用户那样有力;另一方面,试用人员因为忙于本职工作,对这种没有硬性指标的任务不可能投入太多精力,况且对软件的操作也不熟,能试到的功能有限。到不如在合作意向明朗化时,双方拿出一两天时间,踏踏实实地共同试运行一、两个实际业务系统,作到较为全面的了解。

 

22.如何理解实施过程中沟通的作用和效果?

    档案管理信息系统的实施方和用户方之间的密切沟通和充分理解,是决定实施成败的重要因素。实施前建立一套可行的沟通机制,定期交流,达到有效沟通和充分交流。双方的目标是一致的,所以应尽快建立起良好的合作关系,互相体谅,求大同,存小异。

 

23.现场开发是不是实施过程控制的最佳方式?

    不一定。档案馆对于开发方不能保证足够的投入、偏离需求,导致项目失败的担心是可以理解的,过去这方面的例子也确实很多。但一个负责任的、整体实力强的开发单位是能充分理解用户需求,严格履行合同,投入足够的人力物力,确保实施成功的。采取产业化和集中研制的系统开发模式,更有利于开发团队的整体协作和对质量的监控和保障。反之,如果安排不合适的人到现场“滥竽充数”,出工不出力,分散了人力、精力,不会产生出最佳效果。当然,保证一定的现场开发、服务时间是必须的,重要的是:在关键的时刻,必须由关键的、合适(有经验)的人员在充分理解用户需求的基础上来完成。

 

24.如何评价实施效果?

    评价的标准主要是看实用与适用程度,以及系统先进性和可扩展功能,较之以前手工管理方式,效率是否有明显改善,解决了哪些问题,使用方便还是麻烦,是否达到了预期的效果。如果与最初设定的目标相差甚远,尽管满足了一些使用要求(如实现了30%),也不能算成功实施。当然,在最初设定阶段目标时,也应采取比较现实、灵活的态度,目标不宜太大。

 

25.如何理解购买软件还需要购买实施和服务?

    档案管理信息系统的实施,是一项长期、艰巨、复杂的任务,不可避免地遇到各种问题,还可能随着实施进程的推进不断产生新的问题。特别是网络化档案管理信息系统的应用会涉及到服务器管理、数据库管理、网络资源管理等多项技术,复杂度较高,它的建设是一项持续发展的、复杂的系统工程,只靠档案工作者是很难完成实施任务的;即便是系统实施结束进入试运行阶段,也还需要获得供应商的持续跟踪服务,才有可能得到持续发展,因此只购买软件不购买实施服务是很难用好,甚至用不起来。有些单位花钱买了3、4套软件却没有一个能真正用起来,主要原因就是对实施服务认识不到位、不重视的原因造成的。

 

26.系统的免费升级、服务以多长时间为宜?

    双方在合同谈判时,常常为系统免费升级、服务的时间争执不下。用户方当然希望越长越好,两年、三年、甚至无限期,似乎只有这样心里才踏实;AMIS研制单位则担心用户方的新需求没完没了,频繁的现场服务仿佛“无底洞”。

    通常情况下,免费升级、服务的时间以一年为宜。因为一个管理信息系统,软件系统安装调试一年后,如果还不能正常运转,要靠升级、服务来补漏洞,可以基本认为是失败了(除非这一年内根本没开始用)。另一方面,有实力、负责任的开发单位,是会信守承诺,不断投入,改进技术,完善产品,保证长期优质的服务。如果双方都愿意长期合作,一年后的技术服务、升级费用是可以友好协商确定的。商品化软件的升级完善,最终受益的是用户。最关键的还是要看合作方能否长期稳定的发展,而对于用户而言也需要有足够的资金投入,才能获得长期优质的服务。