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加速企业档案工作发展步伐
作者:河北字字句时间:2021-01-12 23:33:56浏览量:

“十三五”时期是我国企业档案工作快速发展时期,企业档案工作发展步伐加快,服务和支撑国家经济发展的能力进一步提高,围绕中心、服务大局取得显著成效。


企业档案管理体制机制创新迈出重要步伐


企业档案业务指导关系进一步优化。为适应深化国有企业改革的需要,国家档案局重新调整了中央企业档案工作协作组,协作组活动实现了常态化。非公企业档案业务指导关系进一步机制化,建立非公企业档案工作协作组,并定期召开协作组活动。在国家档案局的引导下,浙江、江苏等多个地方建立了非公企业档案工作协作组。在非公企业档案工作协作组成员单位的示范下,全国非公企业档案工作普遍得到加强。


企业档案机构建设得到进一步加强,多家中央企业的档案机构、人员数量等得到提升,体制机制得到优化。中国宝武集团公司等多家企业的档案部门上升为总部的一级部门。中国石油天然气集团公司成立了由30多人组成的位列总部机构序列的档案馆。


改革企业档案工作检查方法,制定了档案检查工作办法,采用“双随机、一公开”方式检查企业档案工作,是企业档案工作监督检查方法的一次重大改革。


企业档案工作对外交流也取得重要成绩,连续多年参加企业档案工作国际会议,顺利举办2018年北京会议,既学习了国外企业档案工作先进经验,也为国际企业档案界贡献了中国智慧。


企业档案资源建设取得重要成果


为加快实施创新驱动发展战略,加强科研档案管理,对科研档案工作现状进行了调研摸底,完成了《科学技术研究档案管理规定》的修订。为全面提高金融为实体经济服务的效率和水平,重点加强了在经济建设中起关键作用的金融业务档案管理。在出台《金融企业业务档案管理规定》的基础上,开展了《金融业务档案管理指南》制定研究工作,制定了《证券业务档案管理规范》《财产保险业务档案管理规范》等行业标准。


为服务开放战略,出台了《企业境外档案管理办法》,开展了“一带一路”倡议下中央企业境外档案管理课题研究,进一步加强了企业境外档案工作,为“一带一路”倡议的实施提供了有力支撑。


为加强食品安全管理,开展了食品档案管理办法的制定工作,通过规范食品档案管理,为建立食品安全追溯体系提供有效支撑,有利于防止或减少食品安全事件的发生。


大力推进国家档案局令第10号的实施,95%的中央企业完成了文件材料归档范围和档案保管期限表编制,50%的中央企业完成了60%以上下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表审核。各企业基本做到文件材料应归尽归、应收尽收,档案资源得到进一步丰富。物流、电子商务等新兴行业产业企业档案资源得到更好的管理;企业档案保管中心由个别地区向全国推广。档案资源结构进一步优化,业务档案的占比进一步提高,电子文件归档率明显提高。苏州市工商档案中心的“近现代苏州丝绸样本档案”成功入选《世界记忆名录》。


企业电子文件归档工作实现新突破


以实施《会计档案管理办法》为依据,改革会计档案双套制管理制度,联合财政部出台了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,联合海关总署、财政部、国家税务总局制定发布《关于进行〈海关专用缴款书〉打印改革试点的公告》,联合交通运输部、财政部、国家税务总局制定发布《关于收费公路通行费电子票据开具汇总等有关事项的公告》,实现电子会计档案单套制管理,会计档案的电子化管理程度加深,引领了企业电子档案单套制管理工作的推进。选定20家企业开展电子发票电子化报销入账归档试点,通过试点在电子商务等领域积极推行电子发票,带动和促进海关、税务、银行、保险、铁路等领域多种电子票据的应用,大大提高了行政管理效率,降低了企业经营成本,节约了社会资源。据京东商城介绍,仅2018年一年就开具电子发票14亿张,节省打印耗材及相关人工成本约4亿元。


国家档案局制定了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》,分两批选定了60家企业,围绕CAD、CAM、CAE、PDM、ERP、供应链管理系统、会计核算系统、电子商务平台系统、电子招投标系统、电子合同系统、电子发票及其他电子票据系统等各类核心业务系统形成的电子文件开展单套制归档和电子档案管理试点。目前,34家企业已完成试点工作并通过验收,成为电子文件归档和电子档案管理典型示范单位,解决了PDM、CAD、CAPP等企业核心业务系统形成电子文件的归档难题。在试点企业的带动下,中央企业总部对29种业务系统形成的电子文件归档和电子档案管理进行了尝试和探索。试点工作有力支撑了《公务电子邮件管理规范》《PDM系统电子文件归档和电子档案管理规范》等标准规范的制(修)订工作。


企业数字档案馆(室)建设上了新台阶


“十三五”期间,企业数字档案馆(室)建设迈上新台阶。国家档案局制定了《企业数字档案馆(室)建设指南》,选定35家企业开展企业数字档案馆(室)建设试点。目前,15家企业完成了试点,并按照国际先进水平的标准建成了企业数字档案馆(室),另有10多家试点企业已完成试点工作,正在进行验收准备。试点工作积极推动了所在企业的发展。有的企业通过试点建成的数字档案馆有效实现了对企业运营车辆的全生命周期管理;有的企业在三维模型数据归档管理、专题编研知识管理等方面实现创新突破;有的企业字字句档案数字化实现了非现场开户电子文件单套制管理,并应用人脸识别、签名比对等技术深入挖掘档案信息资源,助力合规风控管理。尤其是新冠肺炎疫情发生以来,在人员活动受限的情况下,数字档案馆(室)在助力企业及时复工复产、支持远程办公等方面发挥了重大作用。在试点企业的引领带动下,中央管理企业档案信息化建设取得重要进展。据不完全统计,截至目前,93%以上的中央企业总部配置了电子档案管理系统,成为准数字档案馆(室),中央企业下属单位的电子档案管理系统普及率达55%以上,中央企业传统载体档案数字化率达65%以上。试点工作为档案信息化标准规范的修订和完善提供了有力支撑。


企业档案开发利用工作成效显著


国家档案局已连续多年开展企业档案管理和开发利用创新案例评选工作,累计评出创新性案例150多项。企业档案资源开发利用工作为嫦娥四号在月球背面着陆、大飞机研制、港珠澳大桥建设等重点产品研发和重点工程建设提供了有力支撑,得到了有关企业主要负责人的关注。


“十三五”期间,国家档案局与工业和信息化部联合主办的“不忘初心、奋发图强”新中国工业档案文献展在全国13个城市巡回展出,观展人数累计近24万人次;与工业和信息化部联合编写的《档案见证新中国工业》图书正式出版,充分展示了在党的领导下,新中国工业发展取得的辉煌成就,有力配合了在全党开展的“不忘初心、牢记使命”主题教育和新中国成立70周年庆祝活动,也为制造强国、网络强国建设增添了必胜信心。


各级档案馆和企业档案部门准确把握当前国有企业改革对档案的利用需求,通过推行企业内部利用档案“一站式”服务和跨区域查档调档、出具档案证明等方式,简化档案利用审批手续,创新档案利用机制,满足企业在重大决策、资产评估、资产划拨、人员安置等工作中对档案的利用需求,助力企业的关闭注销工作。


企业档案安全管理有新进展


为加强破产关闭企业档案管理工作,2019年,国家档案局印发了《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》(以下简称《意见》)。《意见》立足于国有企业去产能、压缩层级、降低管理成本、推进混合所有制改革等情况,为国有企业改革特别是资产与产权变动中加强档案工作指明了方向。国家档案局作为成员加入中央企业处置“僵尸企业”工作部际联席会议,对辽宁、河北、河南、山东、山西、陕西6省中央企业的僵尸企业档案处置工作进行督导,共督导企业120家。同时,开展央企总部兼并重组过程中的档案处置工作,完成2012年以来14家总部发生兼并重组央企的档案处置工作。此外,国家档案局还专门召开企业档案处置工作专题座谈会,对“僵尸企业”的档案处置工作进行部署。


“十三五”期间,国家档案局坚持“安全第一、预防为主”的方针,加强档案资源安全保护,企业档案管理设施设备得到进一步完善,国有企业均建设了符合要求的档案库房,重要数字档案资源实现了异地异质备份。其中,中石油建设了功能齐全、面积近5万平方米的档案馆,交通银行在各省级分行建成近2万平方米的档案库房,为企业档案工作发展提供了安全保障。


此外,档案管理服务外包工作也取得了积极进展,《档案服务外包工作规范》分总则、档案数字化服务、档案管理咨询服务3个部分相继出台,档案管理服务外包标准规范得到进一步完善。