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档案整理归档过程有哪些技巧
作者:河北字字句时间:2021-01-19 23:20:45浏览量:

(a)区分和整理归档文件的“碎片”


首先是基于我(主要是出版单位)。本单位生成的所有文件(红头文)必须归档,其他单位(包括上级、同级、下级机关)需要在来文办理的文件(办公件)必须归档,重要文件资料要归档,阅读知识的文件不能归档。


        文件以“碎片”为单位进行分类和归档。通常,每个文档都是一个整体,


1.原始文件和终文件是一体的(如果重要文件(如法规法律部)必须保留所有先前的修订草案,则原始文件和先前的草案(包括终草案)各为一体)。


2.正文和附件是一个整体(附件是指附在正文后的其他文件,作为正文的补充说明或参考材料,如附图和统计数字、法规文件批准或由正文发布等。一般来说,正文和附件是一个整体。如果附件太大或太厚,无法装订,也可以一件一件。


3.正本和副本为一件(对于不利于存档的文件,如热敏纸传真件和用铅笔书写的重要文件),以及在使用过程中损坏的文件,应复印存档。复印件包括复印机复印的复印件和手工复印的复印件等。这些副本应与原件合二为一)。


4.转发文件和被转发文件是一个整体(转发文件和被转发文件是一个文件的不同部分,前者往往包括实施意见和实施要求,后者是具体内容,在发挥文件的有效性时很难分开,所以也应作为一个整体)。


5.报告、名册、图集一卷(原件)为一卷(一般每卷(原件)报告、名册、图集相对完整,具有独立的检索价值,因此一卷(原件)按其原装订方式应视为一卷)。


6.来文和文赋各一个(这是一个特殊的规定。“来文and文赋”是密切相关的文件和资料的统称,其中还包括“文曲和文赋”,包括指示和答复、报告和指示、信函和答复、通知和报告等。).


7.一个请求一个回复。


8.每人一份报告和一份说明。


正文和公文处理单(公文通常附有公文处理单或拟制公文、文稿的一篇,有的还附有领导批示的签批条等。这些表格真实地记录了文件的形成和处理过程,是归档文件中不可分割的重要组成部分,应该与文件放在一起。


“为一件”是指物理上捆绑在一起,编目时只体现为一件。


归档工作必须遵循文件形成的规律,保持文件之间的有机联系。排列方式强调按原因排列。


归档的文件按照不同年份、不同机构(问题)、不同保管期等形成的客观规律相对集中。从而保持不同文档之间的有机联系。整理文档时,强调“因”的原则,将同一因形成的文档排列在一起,可以充分体现文档之间的有机联系。


装订前,将所有文件整理好,属于一件的材料按照上述整理原则放在一起,便于装订,防止返工。


(2)文档绑定序列


归档材料整理完毕后,需用符合档案保护要求的装订材料重新装订,以固定文件页码,防止张页丢失,便于归档后的保存和利用。


装订前,应清除原订书钉、回形针等影响文件保存的金属物品(原文件已用不锈钢钉装订)。


其次,一定要整理。顺序如下:先有原作,后有终稿;正文在前,附录在后。原件在前,复印件在后;转发文本在前,转发文本在后;回答一,来文后。中文文本一,小众文本后。对于不同语言的文本,如果没有特别规定,中文文本应排在一位,外国文本应排在第二位。如果有文档处理列表,字字句档案整理一般放在后;但如果已经粘贴牢固,可以放在前面,这样就可以作为贴有归档章的一页,这样更好的保护了原作的原貌。


还是那句话,“块”里的页面要有一定的对齐方式,方便以后阅读和利用。一般来说,如果用左上角装订,左右上边要对齐;如果使用左侧装订,左侧和下侧应对齐。(建议左侧装订管理文件,左上角装订污染源。一般来说,建议将两个不锈钢订书钉装订成一个整体)


装订以“件”为单位进行,装订材料统一规定。一般用不锈钢订书钉装订。如果文件太厚,建议用三孔一线。


装订要求:装订用品必须对归档文件无害,不会影响档案的保存寿命。绑定方法应该能够更好地维护文档的原始外观。