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档案数字化管理的优势是什么
作者:河北字字句时间:2021-01-23 22:55:04浏览量:

档案数字化管理就是把传统的以录音带、纸张、录像带等为存储介质的各类原始档案资料,通过压缩、扫描、转化等手段转换为图片文件、声音文件与录像文件等,再通过存储管理技术把图片与索引字段存储在光盘库、磁带库等各类大容量存储介质里,发布到广域网、局域网、国际互联网、机关企事业单位内部网,便于使用者利用各种方便的查询手段快速检索所需要的档案资料,实现了数字化档案管理的新兴管理技术。随着现代互联网技术的发展,档案数字化管理已成为一种管理趋势,但同时也需要认清档案数字化管理的优势与不足,对其优势充分利用,对其不足不断改进,使其更好地为现代社会发展服务。


一、数字档案管理的优势


(一)加强备案制度的执行力度。1983年4月,中共中央办公厅、国务院办公厅发布《机关档案工作条例》号规定:“机关工作中形成的具有保存价值的一切文件、资料,由文书部门或业务部门归档,并定期向档案部门归档”。从上述规定可以看出,文书处理部门的整理(归档)是我国的一项基本制度。在传统档案管理中,档案归档是档案管理的重要一步,现代档案管理也要求所有档案都要归档。但到目前为止,在档案管理工作中,部门备案的实施程度一直是要考虑的。许多单位档案尚未构建完善的部门归档制度,或者制度无效、执行不力。个别部门只将零散材料一年几次送相应档案负责人代本部门归档。但是档案管理人员的知识结构和业务领域有限,每天都有大量的工作要做,可能对各个部门的工作内容没有透彻的了解,不可避免的无法保证提交的材料。但档案数字化后,结合网络管理,档案人员将各部门已录入计算机的文件资料统一归档编目,可以提高档案归档质量。


(二)可以缩短档案资料整理的工作时间。传统的档案管理工作大多是在固定的时间、固定的人员、固定的地点进行,完成档案的鉴定、整理、归档需要花费大量的时间,有时会事半功倍。数字化档案管理突破了原有办公管理的局限,计算机成为现代办公的主要方式。管理人员可以通过编码和解码完成电子档案的存储,也可以用不同的载体复制和存储档案。相关部门只能将需要归档的数据输入电脑终端,通过后台传输到档案管理终端,管理人员可以使用电脑中设置的管理系统进行数据归档,缩短了工作时间,简化了操作,提高了工作质量。


(3)提高了查询效率。随着社会经济的快速发展,产生了大量的档案资源。手动查询归档资源既耗时又繁琐。实现数字化档案管理后,查询者只需在指定页面上搜索关键词,就可以获得所需信息,提高了查询效率。工作人员也将有足够的时间做基本工作,如整理和分类档案资源。(四)加强原始纸质档案的保护。纸质档案数字化后,原件可以得到妥善保存,用数字副本代替原件可以实现档案在工作中的利用,避免或减少对原始档案的损坏,有效延长原始档案的保存时间;尤其是那些历史悠久的珍贵档案资料,经过数字化处理后,无疑会得到更好的保存。


二、档案数字化管理的缺失


(一)档案数字化管理具有一定的风险。在信息技术普及的今天,网络信息安全问题日益突出。计算机病毒和黑客的非法入侵都对计算机系统中的文件信息构成了大的威胁,增加了文件安全管理的难度。此外,当一些文件转换成电子文件时,主要使用电子编码技术进行文件编辑。电子编码技术在应用中存在一定的缺陷。如果对原始凭证内容进行修改,不会留下任何痕迹,相关管理人员也很难及时发现。所以对《档案法》的违规行为要警惕。


(二)电子文件和档案的存储受到承运人的强烈限制。电子文件对硬件和软件设备的依赖性很强。虽然电脑存储设备容量很大,但也有几何级数的电子文件耗尽的时候,电脑应用软件更新换代很快。许多早期形成的文件在新的软件和硬件环境下无法读取。甚至是元素


(3)数字档案的法律效力。档案是原始记忆,具有证明功能和法律效力。然而,数字档案有其特殊性,因为其内容容易被修改,其内容和载体容易分离,在真实性上存在“信任危机”。因此,数字档案凸显尴尬局面,难以成为法律面前合法有力的证据。


(4)工作人员的专业素质有待提高。因为数字档案馆和字字句数字档案信息管理必然会运用计算机软硬件、扫描、存储、数字图像处理等现代技术来提升档案管理的专业水平,不仅是懂得现代计算机技术的人能够胜任并完成工作,只有一专多能的复合型人才才能胜任。因此,应重视档案的数字化和数字化档案管理人员的培训。总之,21世纪随着计算机网络技术的不断发展,档案数字化管理是档案发展的必然趋势。现代信息技术必将实现从人工档案管理向自动化管理的转变,从而提高管理效率,降低劳动强度,加快档案传输速度。作为档案管理者,要正确权衡数字化档案管理的利弊,紧跟时代发展步伐,探索科学档案管理的新思路和创新点方法,规范档案信息管理,充分发挥档案信息数据资源的利用价值,以突出档案工作的服务效率。