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社区内档案管理的方法讲解
作者:河北字字句时间:2021-01-25 16:01:31浏览量:

第一条 为规范城市社区档案(以下简称社区档案)管理,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和国家有关规定,制定本办法。


第二条 本办法所称社区档案,是指城市社区党组织、居民委员会、社区服务机构、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居民在社区建设中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。


第三条 社区档案工作在业务上接受街道办事处(乡镇人民政府)以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。


第四条社区党组织和居民委员会应当重视档案工作,加强组织领导,将档案工作纳入社区建设,促进档案工作与其他社区工作同步协调发展。


第五条社区档案工作经费从社区办公室开支,并应满足实际工作的需要。


第六条社区党组织或者居民委员会应当指定人员管理本社区的各类档案,有条件的地方可以设立综合档案室。


档案管理人员应经过档案专业知识培训,下班交接时,应在离职前办理档案交接手续。


第七条社区综合档案室或档案管理人员负责宣传、贯彻和执行党和国家有关字字句档案工作的法律法规和标准,指导和监督社区文件资料的归档、整理和移交。


第八条社区档案由社区综合档案馆或档案管理人员集中统一管理,任何单位和个人不得擅自占有或销毁。


第九条社区建设形成的文件和资料可分为文件、科技、会计等三类。具体备案范围和保存期限参照本办法附件。


第十条社区文件归档,应当符合下列要求:


    (一)归档的文件和资料应当完整、完整、有序;装订牢固整齐;如实、清晰地填写备考表;归档文件目录或卷内文件目录清晰准确;

    

    (二)归档文件中有照片或复印件的,图文应清晰;

    

    (三)归档时间:

    

        文件和资料应于次年6月底前归档;

        

        科技文件和资料应当在科技活动结束后1个月内归档;

        

        会计资料由会计部门在会计年度结束后保存1年,并于次年3月底前归档;

        

        视听资料应在活动或处理结束后随时归档;

        

        实物资料的及时归档;

        

        电子文件按照《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 (DA/T38)的要求整理。


第十一条社区档案按以下规则进行分类和编号:


    (一)文献档案按年度——期(社区党建、居民自治、社区管理、社区服务、社区保障等)分类。),并参照《归档文件整理规则》按年度——期和——储存期进行编号;

    

    (二)科技档案中的基础设施档案按项目分类排序,按项目——时间编号;设备、仪表文件按型号排序,按——型号时间编号。

    

    ()会计档案按年度——类(报表、账簿、凭证等)进行整理、编号。


第十二条社区综合档案馆或者档案管理人员应当设立专门的档案保管室或者专柜,采取防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等有效措施,保证档案的完整和安全。


第十三条档案管理人员应当定期对档案及其保管状况进行全面检查,并形成安全检查记录;以防损坏、发霉、虫蛀、褪色等。应及时修复、复制或用其他技术处理。


对于音像档案和电子档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案可读、可用;在条件允许的情况下,声像档案应及时数字化转化,以便长期使用。


第十四条社区综合档案室或档案管理人员应当建立档案统计制度,及时准确地统计档案的收集与清除、保管数量、借阅利用效果和销毁情况。


第十五条社区综合档案馆或者档案管理人员应当建立健全档案利用制度,为档案利用创造条件,简化手续,提供便利。


使用档案时,应在一个


鉴定工作组由社区档案管理人员和形成档案的人员(或常驻代表)组成。鉴定结束后,形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应检查并编制档案销毁清册,按规定办理必要的审批手续后销毁。


禁止擅自销毁档案。档案销毁清册应保存。


第十七条社区档案应当依法完整保存,不得随意拆除或者重组。


第十八条社区综合档案馆或者档案管理人员应当围绕社区中心工作和居民利用需求,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作。


第十九条社区档案管理应积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的信息化和现代化。


第二十条涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案的保存和利用,按照国家有关法律法规的规定办理。


第二十一条违反国家有关规定,档案被损毁、丢失、出售、涂改、伪造、泄露等。并依法追究相关人员的责任。构成犯罪的,依法追究刑事责任。


第二十二条各省(自治区、直辖市)和新疆生产建设兵团档案行政管理部门,经与同级民政部门协商,可以结合本地实际,制定本办法的实施细则。


第二十三条本办法由国家档案局和民政部负责解释。


第二十四条本办法自2016年1月1日起施行。