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档案数字化建设的作用与意义有哪些?
作者:河北字字句时间:2021-01-25 16:03:40浏览量:

随着大数据时代的到来,档案数量逐年增加。在成千上万的传统档案中准确、快速地找到自己需要的档案,就像大海捞针。在科技日新月异的时代,档案数字化建设需要更加广泛推广。传统档案包括纸质、视听、实物等媒体的档案,而数字档案则利用计算机、扫描技术、多媒体等新技术手段——,将原有的档案资源转化制作成可以存储在计算机网络中的数字和电子档案信息。然后通过整理目录、摘要、索引等方式对电子档案进行管理。方法详细,为档案查询、检索和利用提供数字化服务。它的整个操作过程主要是在计算机网络上进行,可以存储起来,形成一个系统的档案信息库,及时为人们提供信息,实现资源共享。


首先,为什么需要数字化档案


档案是在人们的社会生活中形成的,具有多种形式和载体的具有保存价值的历史记录。它们在人们的日常工作和生活中也发挥着重要的作用,档案管理的重要性毋庸置疑。


传统的档案信息主要是纸质文件,放在档案室,查找和调用都需要时间。数字档案馆扫描原始档案后,可以快速方便地将信息输入计算机数据库,并利用网络存储档案信息,检索快捷方便,实时同步备份,存储空间小,维护方便安全,借助计算机的网络特性,可以更方便地被整个单位、地区、全国乃至全世界使用。网络信息社会的档案事业也将朝着多样化、先进性和开放性的方向发展,档案数字化建设是大势所趋。


二,数字档案馆建设的作用


档案数字化在档案的先进管理、利用和传播中发挥着重要作用。


(一)数字档案馆保护档案的原貌。1.电子处理。从人类历史和文明的角度来看,档案是有价值的历史文献,而传统的档案存储方式主要以纸张、缩微胶片、照片音像等形式存在。由于其载体的固有性质,容易损坏甚至丢失原始档案,保存的安全系数不高。然而,经过电子化处理和计算机网络存储后,不仅可以替代原始档案,而且可以大限度地延长其存储时间。2.数字备份和保存。对于那些需要长期或保存的重要文件,流行的数据备份方法可以用于云存储或多副本存储。3.图像处理技术。恢复原始档案材料中容易模糊和褪色的文字部分,修复污损和不完整的照片档案。文件经过计算机扫描后,可以形成数字图像,然后利用现代图像处理技术恢复一些模糊褪色的笔迹。


(2)档案数字化可以使原始档案得到更大范围的利用,甚至改变其利用方式。1.打破“孤儿”的界限。不再拘泥于传统纸质文件的“一份一处”,也避免了繁琐的复制和转移文件的程序。一个文件可以同时提供给多个需要的人,覆盖面和社会化程度都有所扩大,有效实现了资源共享。2.可以在不同地区之间传输,可以在不同的时间和空间访问。利用互联网可以在不同地区之间传输不同形式的档案,从而扩大档案的利用空间,缩短档案的传输时间,节约传输成本。3.提高文件查询和检索的速度。利用计算机的高速检索功能和高科技处理能力,可以在短时间内从海量数据中快速准确地找到数据。


三、档案数字化的意义


(一)提高经济效益。通过数字化管理档案的新形式,将传统的以纸质为主的档案信息对象转化作为机读档案,大大降低了存储和保管成本,在一定程度上节省了占地面积,在查阅时也节省了大量的时间,从而避免了重复打印和复制材料所带来的纸张消耗和人员利用。


(二)提高办公效率。档案数字化可以提供详细、即时的数据信息,使得数据查询非常方便快捷,大大减轻了上班族的工作量和负担。档案也从初的文件实体保管扩展到提供信息的信息保存呼叫中心。


(三)提供综合服务。档案数字化可以通过互联网、局域网和政务网高效地搜索、存储和读取电子档案,提高档案业务部门的管理水平和服务水平,为档案服务公众和内部管理提供更全面的服务。


(四)实现更高的社会价值。档案的重要性决定了它的社会价值,是社会历史发展过程中不可或缺的一个方面。它承载过去,利用现在,能让我们在未来变得更好规划。数字档案馆建设涉及不同领域和行业,传承人类文明,服务社会主义政治经济建设,有力推动我国各项事业的建设和发展。


综上所述,档案数字化建设是顺应时代潮流、跟上时代发展的新举措和新要求。它将进一步促进我国档案管理的发展,加快社会进步和人类文明的步伐。