河北字字句
1090324712@qq.com 18331804812
新闻中心
我们专注于文档服务外包!
档案数字化的意义讲解
作者:河北字字句时间:2021-01-25 16:07:20浏览量:

档案是人们在社会活动中形成的历史记录,客观地记录了人们在政治、经济、科技、文化等方面的历史发展过程。随着经济和社会的发展,档案的文化和社会属性逐渐加强,利用的范围和对象逐渐扩大。档案在社会主义现代化建设的各个领域发挥着越来越重要的作用,查询和利用的频率越来越高。随着社会信息化的加快,信息已经成为人类社会经济活动的必要资源。随着信息技术推广的快速发展和应用,信息产业已经成为国民经济中具活力的部门和重要的支柱产业之一。档案作为一种原生信息资源,其重要性越来越突出,档案数字化建设是信息技术发展的必然要求。另一方面,国家对信息资源开发重视程度的提高,促进了档案数字化建设的发展。档案数字化建设是适应时代潮流和发展的新举措和新要求,是当前档案工作者一项十分重要而紧迫的任务。


目前,大多数档案馆存储的档案信息主要以纸张、缩微胶片和底片的形式存在,只适用于传统的管理和传播方式,即人工管理和点对点传播。即使经过编辑研究、编辑印刷档案、实现点对点传播等初步处理,其覆盖面仍然太小,难以跟上现代经济社会的发展进程。同时,档案信息资源的经济价值和社会价值难以充分实现,更难以适应社会管理日益数字化的现状。传统的档案保管和利用方式日益受到限制,加快档案管理的数字化势在必行。


一、档案数字化的含义和主要内容


(一)数字档案的含义。


档案数字化建设是指在档案管理部门的统一组织下,计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新信息技术在档案管理活动中的综合应用。数字档案管理是一个新事物。与传统管理相比,它在优化管理者知识结构、团队结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原始纸质档案和改进其利用方式等方面具有特殊意义。


(二)数字档案馆的主要内容


档案数字化主要包括档案目录信息的数字化和档案目录数据库的建立;载体文件的数字化,如纸质文件、缩微品、照片文件、音频和视频文件等。并建立文件图像数据库或多媒体数据库;档案专题信息的收集与数据库建设。


二、数字档案的意义


(一)提高工作效率


档案是一种丰富的信息资源,它记录了各个历史时期社会发展的全过程,汇集了各方面丰富多彩的知识。传统档案的存储载体大多是纸张。如果纸质档案存储了丰富的记录和大量的档案信息资源,那么档案的数量、质量和占用的空间都将非常大。这些档案要想得到整理、保管好、充分利用和发挥作用,专门从事档案收集工作的同志必须承担许多繁琐的任务,冗余劳动多,劳动强度大。档案数字化处理后,利用计算机等现代手段管理档案,可以事半功倍效果,从而使档案管理人员从繁重的体力劳动中解放出来,集中精力开发利用档案和信息资源,提高工作效率,提高工作质量。


(二)有效保护原始纸质文件


我们现有的珍贵文献和档案记录了每个地方的灿烂文化和悠久历史,必须妥善保存,并通过各种手段延长保存期限。过去的材料和现在的纸质材料很难达到这个目的。档案数字化可以有效保护原始档案。通过制作数字拷贝代替原件并妥善保存原件,可以有效延长原件的保存时间;数码副本异地存放,缩微胶片导出久保存,防止长时间阅读造成字迹模糊或破损,甚至在天灾人祸的情况下造成毁灭性的破坏,从而达到保护功能,从根本上保护和利用原件,发挥珍贵文件和档案的价值。


(三)改进使用方式


纸质档案的数字化也可以提高档案的利用率。经过数字处理的“孤儿”文件可以被计算机网络查询和利用,并且可以被所有需要它的人同时共享。“孤儿”不再是一个限制;档案数字化后,开放的档案将上线,让所有利用者人可以随时在线使用档案信息资源,“时间”不再是一个限制;数字图像文件可以通过计算机局域网或广域网在不同的地方传输,这使得在不同的地方访问和利用它们成为可能,扩大了文件的利用空间,允许更多的人理解和利用文件,消除了过去在利用者不同地方搜索文件的麻烦,“空间”不再是一个限制。


(4)丰富档案网站的内容


大多数档案馆都有自己的档案网站,公开一些业务动态信息、编研成果和开放档案信息。但由于业务单一、人员不足等诸多原因,内容匮乏,更新少且慢。现在,通过对丰富的馆藏档案进行信息化和数字化,然后通过识别、分类和分阶段逐步丰富到档案网站,可以有效解决所有档案网站普遍存在的在线信息资源缺乏的问题,也可以使藏在闺房里的档案宝藏重新见天日,发挥其应有的价值。


(5)加快数字档案馆建设


数字档案馆是21世纪档案馆的发展方向,是指利用计算机技术、通信技术和相关软件技术对档案进行信息收集、处理、存储、检索和传输的信息管理系统。相对于电子政务,可以称之为电子档案,相对于传统的实物档案,也可以称之为虚拟档案。建设数字档案馆,需要建立档案局域网,实现档案办公自动化,与政务网连接,在互联网上建立公共网站等网络和软硬件支持。但核心内容是建立数据库,将档案一一记录下来,这是数字档案馆建设的瓶颈。由于工作量巨大,尽快对传统档案进行数字化处理是传统档案走向数字化的基础工作和必由之路。


综上所述,随着计算机网络的进一步发展,档案数字化显示出越来越多的优势。我们应充分认识档案管理数字化的意义,更多地考虑如何加强数字化建设。然而,档案数字化是一项庞大的系统工程,我们在推进的过程中会遇到各种困难和挑战。面对诸多问题,必须不断探索研究新方法,分析新情况,解决新问题,加快档案数字化进程。