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档案数字化要注意哪些要点
作者:河北字字句时间:2021-01-27 19:29:16浏览量:

如今,许多企业部门都采用数字档案管理。数字档案管理是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、光学字符识别技术、数字摄影技术(录音录像)、数据库技术、多媒体技术和存储技术的发展而产生的一种新的档案信息形式。它将各种载体的档案资源转化作为数字档案信息,以数字形式存储,并以网络形式连接和利用


档案数字化是字字句数字档案馆建设的基础工作。利用高科技技术将传统载体的档案加工成数字档案,通过局域网、政务网和互联网对电子档案进行计算机检索和阅读,以迎接档案信息服务新环境的挑战,提高管理水平,提升档案业务部门的服务水平,为档案内部管理和客户服务提供有效、全面的服务。


一是遵循集中统一管理的原则,建立综合档案管理机构,形成以档案部门为中心、各职能部门和企业下属分支机构的层级管理网络。在这个管理网络中,每个环节都有自己的职责。档案部门在负责人的直接领导下,负责业务指导、档案接收和管理等工作。各职能部门应妥善保管日常工作中形成的文件和资料,并按照企业统一的归档制度定期移交给档案部门。


二是增强民营企业全体员工的档案意识,特别是增强企业管理者的档案意识。民营企业领导一般只注重经济效益,对档案管理等基础工作重视不够,这就要求档案工作者积极与领导沟通,提出意见和建议,增强企业领导对档案工作的认识。


第三,加强民营企业档案队伍建设,提高档案工作者的专业知识和综合业务素质。


四是全面推进企业档案体系建设。根据国内相关法律法规和各种档案管理标准,结合企业实际情况,制定适合企业的档案管理制度和管理标准;建立学习和考核机制,进一步提升档案管理体系在员工心目中的地位,实现全体员工共同维护和实施的目的,从而促进民营企业档案工作的可持续发展。


第五,加强档案信息化建设,建立企业综合档案数据分析和管理系统,为企业提供更有效的档案信息和更好的服务。