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档案数字化建设实现信息的共享
作者:河北字字句时间:2021-02-04 19:58:42浏览量:

随着社会的发展和人才的流动,跨地区、跨部门的档案利用越来越频繁。然而,传统的利用方式效率低下,不能满足新形势下社会发展的需要。近年来,在信息技术的推动下,各地区档案数字化建设方兴未艾,尤其是档案管理系统工作全面展开。


档案数字化建设逐渐成为现阶段档案管理部门的主要工作,可以有效提高档案建设的效率。档案工作旨在为公众服务,为公众提供便利。因此,为了有效提升员工的服务意识,档案管理部门是改善档案建设方式的有效手段。


档案数字化建设是指利用信息技术提高档案工作的现代化水平,反思档案管理的新形势、新原则、新理论,建立网络环境下档案管理和档案服务的基本框架和基本方法,实现档案信息的社会化服务。


档案信息资源共享是档案数字化建设的主要目的之一。共享的前提是整合档案信息资源,连接信息孤岛,让信息运行得更多,让群众运行得更少,实现档案的便捷。在此阶段,可以采用以下方法:


1.数字资源整合与信息共享


共享文件信息资源的方式是使用文件信息的特殊网传传递,但出于安全和技术考虑,合适的方式是采用离线导出和统一集成的方法来实现文件信息资源的共享。首先,各区县档案馆分别输出自己的数字化原始文件和目录,由市档案馆统一整合后分发到区县档案馆,形成“物理分散、逻辑集中、远程服务、网络共享”的状态。在这个共享的信息网络中,全市13个综合档案馆中任何一个档案馆的档案用户都可以通过跨馆利用找到其他档案馆的档案,真正实现一站式管理。


2.依托通信设备和政务平台实现跨库调查


对于尚未数字化的馆藏资源,可采取以下措施:如能定向检索内容,则可按需检索档案,并在加盖图书馆准入专用章后,通过通讯设备将档案传送至验收档案;如果查阅的档案内容不准确,但范围可控,协助档案馆将通过高速摄像机制作相关范围内的档案目录转化的电子版,然后通过政务平台将电子版传送至接收档案馆。接收档案将把电子副本提交给申请人进行自我浏览。确认后,协助档案馆将阅读原始文件,并通过通讯设备或政务平台实现跨库调查。