河北字字句
1090324712@qq.com 18331804812
新闻中心
我们专注于文档服务外包!
实行档案信息化的意义是什么?
作者:河北字字句时间:2021-02-06 23:45:16浏览量:

档案信息化是数字档案馆建设的基础工作。传统档案通过高科技技术被加工成数字档案。电子档案的计算机检索和阅读是通过局域网、政务网和互联网进行的。为迎接档案信息服务新环境的挑战,提高管理水平和效率,提升档案业务部门服务水平,为内部档案管理和客户服务提供高效的综合服务。


原则:


一.识别数字对象


要数字化的对象应该按照一定的原则和方法来确定,只有满足一定要求的纸质档案才能数字化。


二、遵守法律(65126)


纸质档案的数字化必须符合档案开放的规定或行业的相关规定。


三.价值原则


属于归档范围、应当长期保存并具有较高社会利用价值的档案可以纳入数字化处理范围。


意义:


一.提高工作效率,降低文件利用成本


公众(开放档案)和本单位各级领导、部门或下属单位可以通过数字档案管理系统即时查询和利用所需的电子文件数据的原始(件)信息,避免了传统档案利用方式因档案数据实体多次通过而造成的大量时间浪费和重复劳动,提高了工作效率,降低了利用档案信息的成本。


二.档案实体安全的有限保管和保护库存


由于传统的文件保存方式一直采用纸质保存和目录管理,这不仅占用了大量库存空间,而且还需要去仓库使用。管理成本高,文件容易损坏,如发黄、发粘、易碎等。因此,目录级文件管理不能从根本上解决原始文件容易损坏等问题。通过权限控制可以直接在互联网上查看和打印档案的数字化管理,减少了库存档案的查看和复制次数,降低了库存档案的老化速度,解决了档案的重复借阅和利用与档案保存之间的矛盾,从而有效地保存和保护库存档案,确保档案的实物安全。