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档案电子化是现今时代的潮流吗?如何实现档案电子化?
作者:河北字字句时间:2021-02-06 23:47:31浏览量:

档案以其代代相传的功能和价值,注定成为一项自进入文明以来持续了很长时间的文化事业。作为智力活动的产物,档案承载着人类沉重的精神记忆,为许多现实可能性提供历史依据,并铸造着同样的记忆基因。随着社会文明的进步和大数据、云计算、互联网等数字媒体的发展和普及,新的载体和新的传播方式使人们对档案管理的概念模型有了更快、更科学的要求。因此,电子档案在河北将不可避免地成为不可逆转的时代潮流。


1、实现文档管理的一体化


具有保存价值的电子文件将逐步实时归档,即文件信息处理后自动提交给电子文件归档数据中心。这将大大提高文件的及时性,减少文件信息归档过程的工作量,从而可以及时提供和利用处理后的文件信息,而不影响文件信息的排序。


2、减少重复劳动,降低数据处理成本


电子文件数据中心建立后,所有政府机关和单位直接将办公和业务管理系统形成的电子文件归档到电子文件数据中心,避免了重复数据录入带来的大量重复工作,降低了数据出错的概率,从而大大降低了数据处理成本。


3.实现信息共享和集中管理


在传统的文件管理模式下,各单位的文件信息资源是独立的,就像信息海洋中的孤岛。河北字字句电子档案管理数据中心的建立,整合和集中管理各单位的文件和档案资源,形成统一的利用平台。所有历史文档和信息都通过数据中心从外部提供。当然,信息共享并不意味着实体的集中管理。各单位的档案室和资料室仍然发挥着保存和保存信息实体的作用。