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加强档案数字化外包管理的关键环节是什么?
作者:河北字字句时间:2021-02-15 20:55:21浏览量:

档案信息化建设是今后一个时期所有档案馆(室)的重要任务,档案信息化的前提是档案数字化。由于档案数字化处理过程复杂,存储的档案数量大,许多档案馆(室)人员有限,仅靠内力很难在规定时间内完成数字化工作。因此,每个人都希望通过外包处理来解决这个问题。


河北字字句档案数字化外包是指档案部门根据自身工作需要支付一定报酬,将档案数字化任务委托给外包公司,由外包公司组织人员进行基于流程的档案数字化转换的处理方式。档案部门直接享受数字结果,如数据扫描、处理、存储和连接。


档案数字化提上日程后,进行数字化外包处理的公司应运而生。由于缺乏市场准入机制的约束,任何科技服务公司都可以轻而易举地介入这一领域。其负面影响是,档案数字化外包公司质量参差不齐,处理过程危险。据说在处理过程中,有些地方甚至发生了机密档案泄露的安全事件。为此,档案局和保密局联合发布了一份档案,要求对数字外包处理的管理和外包公司的资格要求进行标准化。


当然,档案数字化过程中也存在各种风险外包,如档案实体和信息安全风险,外包人员流动风险,外包质量合规风险。这些风险对档案安全和数字化质量构成威胁,需要通过加强档案数字化外包过程管理加以预防和控制。


公司引入档案数字化过程管理的关键环节外包:


实施档案数字化外包是一个科学的管理过程。为了加强档案数字化外包的过程管理,应做好档案管理和外包公司标准管理两个关键环节。


(一)加强档案管理。档案数字化外包的实施,必须树立全新的管理理念,有战略眼光,完善管理体系,完善评价和监督机制,有效构筑档案安全和外包质量防线。


一,系统防线——完善了规章制度,规范了工作规则。企业外包不仅是一种技术手段,也是一种管理手段和管理策略。档案数字化外包涉及人员、安全、财产和其他方面的工作。档案部门应建立和完善相应的制度,规范工作规则和操作程序,无规则制定,有规则完善,有差距有遗漏尽快补充,有调整尽快修订,过时尽快清理,同时加强监督检查,有效提高制度的执行力。


二,环境防线——始终控制着外包过程。充分考虑档案数字化场所的环境安全,建设标准、规范、安全的工作场所,配备良好、实用的档案安全监控设备,使档案在数字化的各个阶段始终处于安全、可控、有利的环境中,确保“一物不丢、一物不坏、一物不乱”。


三,——安全质量宣传教育的人员防线决不能松懈。要定期开展档案“安全一、质量一”的宣传教育,  档案信息化建设是今后一个时期所有档案馆(室)的重要任务,档案信息化的前提是档案数字化。由于档案数字化处理过程复杂,存储的档案数量大,许多档案馆(室)人员有限,仅靠内力很难在规定时间内完成数字化工作。因此,每个人都希望通过外包处理来解决这个问题。


河北字字句档案数字化外包是指档案部门根据自身工作需要支付一定报酬,将档案数字化任务委托给外包公司,由外包公司组织人员进行基于流程的档案数字化转换的处理方式。档案部门直接享受数字结果,如数据扫描、处理、存储和连接。


档案数字化提上日程后,进行数字化外包处理的公司应运而生。由于缺乏市场准入机制的约束,任何科技服务公司都可以轻而易举地介入这一领域。其负面影响是,档案数字化外包公司质量参差不齐,处理过程危险。据说在处理过程中,有些地方甚至发生了机密档案泄露的安全事件。为此,档案局和保密局联合发布了一份档案,要求对数字外包处理的管理和外包公司的资格要求进行标准化。


当然,档案数字化过程中也存在各种风险外包,如档案实体和信息安全风险,外包人员流动风险,外包质量合规风险。这些风险对档案安全和数字化质量构成威胁,需要通过加强档案数字化外包过程管理加以预防和控制。


公司引入档案数字化过程管理的关键环节外包:


实施档案数字化外包是一个科学的管理过程。为了加强档案数字化外包的过程管理,应做好档案管理和外包公司标准管理两个关键环节。


(一)加强档案管理。档案数字化外包的实施,必须树立全新的管理理念,有战略眼光,完善管理体系,完善评价和监督机制,有效构筑档案安全和外包质量防线。


第一、系统防线--完善了规章制度,规范了工作规则。企业外包不仅是一种技术手段,也是一种管理手段和管理策略。档案数字化外包涉及人员、安全、财产和其他方面的工作。档案部门应建立和完善相应的制度,规范工作规则和操作程序,无规则制定,有规则完善,有差距有遗漏尽快补充,有调整尽快修订,过时尽快清理,同时加强监督检查,有效提高制度的执行力。


第二、环境防线--始终控制着外包过程。充分考虑档案数字化场所的环境安全,建设标准、规范、安全的工作场所,配备良好、实用的档案安全监控设备,使档案在数字化的各个阶段始终处于安全、可控、有利的环境中,确保“一物不丢、一物不坏、一物不乱”。


第三、安全质量宣传教育的人员防线决不能松懈。要定期开展档案“安全第一、质量第一”的宣传教育,加强对档案人员有针对性的安全技能培训和演练,增强保护档案安全的意识和能力。对于数字业务外包出现的新情况、新问题,博物馆人员有责任及时报告、协调和处理。


第四、安全线--禁止外包机密档案,并加强自我检查。对于档案,数字化外包档案被严格筛选,机密档案被严格禁止外包。同时,档案馆应定期对外包档案内容、安全措施、管理方法等方面进行自查,并及时采取措施


(2)加强外包公司的规范化管理。所谓对外包公司业务行为的规范化管理,是指档案馆通过一系列措施和方法,促进外包公司人员在档案数字化过程中,以积极的态度支持和配合具体活动。一是加强对外包工作的控制和监督。在开展数字外包合作之前,公司的工作职责和任务应明确界定,并受合同和系统的约束。签订保密协议加强档案安全教育。


二是加强外包人员培训和业务指导。在档案数字化过程中,为外包人员提供早期培训和即时指导是非常必要的。由于历史变迁等原因,档案存在着档案编号复杂、卷内档案混杂等问题。因此,在档案数字化的过程中,卷内档案分类困难等具体问题随时都会发生,可能会出现一些不可预料的特殊情况。因此,档案专业人员应该在任何需要的时候给予病人指导和帮助。


三是加强与外包公司的沟通与合作。档案和外包公司在本合同中本质上是甲乙双方的关系。双方都是独立的实体,两者是合作伙伴关系而不是从属关系。档案人员与外包公司员工人格平等,不因职位或待遇问题而有高低之分。双方应学会相互尊重和支持,保持友好沟通,共同促进档案数字化和信息化的繁荣发展。


加强对档案人员有针对性的安全技能培训和演练,增强保护档案安全的意识和能力。对于数字业务外包出现的新情况、新问题,博物馆人员有责任及时报告、协调和处理。


第四,安全线——禁止外包机密档案,并加强自我检查。对于档案,数字化外包档案被严格筛选,机密档案被严格禁止外包。同时,档案馆应定期对外包档案内容、安全措施、管理方法等方面进行自查,并及时采取措施


(2)加强外包公司的规范化管理。所谓对外包公司业务行为的规范化管理,是指档案馆通过一系列措施和方法,促进外包公司人员在档案数字化过程中,以积极的态度支持和配合具体活动。一是加强对外包工作的控制和监督。在开展数字外包合作之前,公司的工作职责和任务应明确界定,并受合同和系统的约束。签订保密协议加强档案安全教育。


二是加强外包人员培训和业务指导。在档案数字化过程中,为外包人员提供早期培训和即时指导是非常必要的。由于历史变迁等原因,档案存在着档案编号复杂、卷内档案混杂等问题。因此,在档案数字化的过程中,卷内档案分类困难等具体问题随时都会发生,可能会出现一些不可预料的特殊情况。因此,档案专业人员应该在任何需要的时候给予病人指导和帮助。


三是加强与外包公司的沟通与合作。档案和外包公司在本合同中本质上是甲乙双方的关系。双方都是独立的实体,两者是合作伙伴关系而不是从属关系。档案人员与外包公司员工人格平等,不因职位或待遇问题而有高低之分。双方应学会相互尊重和支持,保持友好沟通,共同促进档案数字化和信息化的繁荣发展。