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档案信息化建设需要掌握哪些要点
作者:河北字字句时间:2021-02-15 20:56:49浏览量:

随着我国企业信息化建设的快速发展,河北字字句档案信息化建设也成为档案领域普遍关注的问题。应该说,信息化给档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。加强档案信息化建设已成为档案事业适应时代发展的必然选择,也是提高档案信息服务水平的必由之路。


因此,如何抓住信息产业发展的机遇,充分发挥档案信息资源的优势,是每个档案工作者迫切需要解决的问题。


首先,要正确理解档案信息化建设的内在含义,档案信息化就是在档案活动中全面应用通信技术、网络技术等现代高科技手段,运用信息科学技术对档案信息资源进行加工、管理、开发和利用。从本质上说,它是档案管理模式和工作模式从传统的档案实体保管向现代档案信息数字化收集、存储和传递的转变过程,是以信息为主要形式提供利用服务的过程。但是,由于这项技术在我国发展时间较短,人们对档案信息化建设的认识和理解还存在偏差和不足,在思想上还需要进一步更新和突破。


首先,更新文件管理的概念。长期以来,人们普遍认为档案管理只是对文件资料的收集、登记、整理、保存和检查。这是一项简单的辅助工作。档案部门被视为一个“保险箱”,档案工作被视为简单的看门和守档工作。


因此,要真正实现档案信息化,首先必须更新档案管理理念,树立信息意识、服务意识、法律意识和效益意识,通过档案信息服务促进档案工作整体水平的提高。


其次,档案信息服务领域应该有新的突破。在计划经济环境下,在考虑档案信息资源的开发利用时,受传统保密意识的影响,档案服务对象仅限于单位领导和相关内部人员。因此,在信息化建设过程中,档案部门必须突破界限,考虑本单位、相关单位和整个系统的档案信息需求。在不泄露秘密的前提下,实现文件信息共享,充分发挥文件的价值。


第三,正确认识现代化、数字化和信息化的关系。


档案信息化建设是一项庞大的系统工程,包括档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人员的建设、档案信息资源的开发利用政策、法规、标准的制定等。因此,档案数字化和档案信息管理现代化不能简单地等同于档案信息化建设。信息化的实现需要明确的指导思想和领导的重视与支持。这就要求档案工作者要有脚踏实地的工作态度,不怕困难,勇于不断学习和更新现代管理知识。它需要相关各方、资金和技术的配合,确保现代信息技术手段和现代信息管理方法的应用能够有机结合,确保档案信息化建设的佳效果。


二、档案信息化建设的必要性


(1)档案信息化是企业信息化发展的要求。随着办公自动化等信息系统的应用,企业在生产管理和业务活动中产生了大量的电子文档和数据。这些数据真实地反映了企业的经营状况,是企业长期决策分析的重要基础数据


档案信息化和档案信息化建设已成为档案事业应对飞速发展的信息社会的必然选择。从党对“以信息化带动工业化”的明确要求到档案局对“以档案信息化促进档案事业发展”的要求,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底变革,档案信息化和信息化建设势在必行。


河北字字句档案信息化是指档案管理模式从以保存档案实体为重点向以档案实体数字信息为主要形式向社会提供服务的转变过程。在这一转变过程中,档案信息应实现数字化和网络化。实现档案信息接收、传输、存储和提供的一体化;为了实现文件信息的高度共享,这肯定会导致文件管理模式的改变。


档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质档案、声像档案、归档电子档案等传统媒体档案系统化组织成有序的档案信息库结构。