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民营企业的档案管理需要注意哪些要点
作者:河北字字句时间:2021-03-02 23:11:10浏览量:

  档案是企业的基本信息资源,真实记录着企业的生产、科研和管理活动。 近年来,随着民营企业的快速发展,许多民营企业不断探索档案管理的新工作方法和改进管理方法,在建立档案管理系统、推进档案信息化和改善存储条件方面取得了明显进展。


  虽然取得了一些成绩,但一些民营企业的档案管理仍然存在许多问题,不能满足自身的发展需要。 这反映在民营企业管理者档案意识薄弱,档案工作没有得到足够重视。档案管理分散,没有建立有效的档案资源体系。档案人员缺乏相关专业培训,专业知识不能及时更新;档案管理的目标不明确,缺乏完善、系统、可操作的档案规章制度。档案服务意识薄弱,档案信息资源开发利用不够。 这些不足间接增加了管理成本,成为制约民营企业整体发展的瓶颈。 为了突破瓶颈,加强民营企业档案管理,笔者认为应注意五个方面。


  我们字字句应遵循集中统一管理的原则,建立全面的档案管理机构,形成以档案部门为中心、企业各职能部门和附属分支机构的分级管理网络 在这个管理网络中,每个环节都有自己的职责。 档案部门在负责人的直接领导下,负责业务指导、档案接收和管理等工作。;各职能部门应妥善保管日常工作中形成的文件和资料,并按企业统一归档制度定期移交档案部门。 在这种模式下,档案管理成为整个企业管理系统的一个子系统,突出了档案部门的作用。 档案的集中统一管理也可以最大限度地有效控制和利用内部档案,充分发挥档案的价值。 由于初始阶段条件有限,小型民营企业可以采用分布式管理、外包管理等管理模式。然而,随着企业的发展壮大,档案集中统一管理是必然趋势。


  2提高私营企业所有员工的认识,特别是提高企业经理的认识 民营企业领导一般只注重经济效益,不太重视档案管理等基础工作,这就要求档案人员积极与领导沟通,提出意见和建议,增强企业领导对档案工作的认识 领导重视档案工作,有助于顺利解决工作中遇到的系统实施、设备购置、人员配备等问题。 除了提高管理层的档案意识外,也很有必要提高企业基层员工的档案意识。 基层员工是企业中第一个接触生产经营手段的群体。提高了档案意识,文件材料归档和档案移交工作将会顺利进行。 第三,加强民营企业档案队伍建设,提高档案工作者的专业知识水平和综合职业素质。 档案管理人员应该对企业的生产过程和经营有所了解。熟悉信息技术等知识,熟悉档案法律法规,了解行业标准;他们应该具有创新精神和艰苦奋斗的品质,能够应对档案信息化和网络化带来的挑战,能够胜任日益发展的企业档案管理工作。企业档案工作负责人除了精通业务外,还应具备较强的组织管理能力,坚持务实、开拓、严谨的工作作风,突破家族式管理方式,以人为本,注重实效,维护企业档案工作团队的稳定。


  4。企业档案制度建设应全面展开 根据国家有关法律法规和各类档案管理标准,结合企业实际情况,制定适合企业的档案管理制度和管理标准;建立学习评价机制,进一步提升档案管理体系在员工心中的地位,实现全员共同维护和实施的目标,促进民营企业档案工作的可持续发展


  5加强档案信息化建设,建立企业综合档案数据分析和管理系统,为企业提供更有效的档案信息和更好的服务 民营企业档案工作者应顺应大数据时代的发展趋势,树立“大档案”管理理念,进一步完善档案信息基础设施建设,加强档案数字资源建设,建立全面的档案数据分析系统,运用现代管理手段,有效整合和深度编译利用藏在室(库)内的档案信息资源,实现档案信息资源共享,充分发挥档案信息资源的凭证功能,为企业决策服务


  目前,企业档案管理水平已经成为衡量企业综合管理能力的重要指标。只有积极创新档案管理理念,不断探索适合中国国情和民营企业特点的档案管理模式,民营企业才能发展壮大。