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解析电子档案管理有着那些基本的术语呢?
作者:河北字字句时间:2021-03-20 11:35:31浏览量:

        本规范起草单位:国家档案局档案科学技能研究所、中国人民解放军档案馆


  本规范首要起草人:马淑桂、聂曼影、杜梅、魏伶俐、张淑霞、孙瑾、冯文杰、晏杰、刘艳莉、王熹


  电子档案办理根本术语


  1 范围


  本规范规则了电子档案办理的根本术语及其定义。


  本规范适用于档案作业、文件作业及相关领域。


  2 规范性引证文件


  下列文件对于本文件的应用是必不可少的。但凡注日期的引证文件,仅注日期的版别适用于本文件。但凡不注日期的引证文件,其最新版别(包含一切的修正单)适用于本文件。


  DA/T 1—2000 档案作业根本术语


  3 一般概念


  3.1


  电子文件 electronic document;electronic record(s)


  国家安排、社会安排或个人在实行其法定职责或处理事务进程中,经过计算机等电子设备构成、处理、传输和存储的各种方式的信息记载。


  3.2


  电子档案 electronic record(s);archival electronic record(s)


  具有参阅和运用价值并归档保存的电子文件。电子档案由内容、结构和布景组成。


  注:英文词“record(s)”指公文、应留存文件、应归档文件或已归档文件(即档案);“archives”指具有永久保存价值的records。


  3.3


  电子文件办理体系 electronic document management system


  EDMS(缩略语)


  用于生成、运用和维护电子文件的计算机信息体系。


  拜见:电子档案办理体系(3.4)。


  注:电子文件办理体系是事务体系的一个子体系,更重视事务流程,版别操控等,用于进步作业效率。


  3.4


  电子档案办理体系 electronic records management system


  ERMS(缩略语)


  对电子档案进行捕获、维护、运用和处置的计算机信息体系。


  拜见:电子文件办理体系(3.3)。


  注:电子档案办理体系更重视对电子档案的办理。体系要维护元数据及电子档案之间的联络,以支撑电子档案作为证据的价值。


  3.5


  数字档案馆 digital archives


  DA(缩略语)


  在数字环境中实行纸质环境下传统档案馆的职责。意图在于创建、办理、长时间保存和运用数字档案。


  注:数字档案资源包含电子档案、数字化档案、各功能部门的行业及专业档案数据库、互联网中具有档案价值的数字信息等。


  3.6


  可信数字仓储 trusted digital repository


  TDR(缩略语)


  担任数字资源长时间、牢靠的办理和维护的安排安排,依照普遍接受的协议和规范设计无缺的运转体系,拟定切实可行的政策和施行方案,并且有继续的财务支撑和规范的点评体系,可以为资源提供者和用户长时间担任。


  示例:数字档案馆是维护档案长久保存的可信数字仓储。


  3.7


  敞开档案信息体系 open archival information system


  OAIS(缩略语)


  一个由人和计算机体系组成的有机体,承担保存信息的职责并将其提供给指定集体。OAIS旨在为依据长时间保存意图信息体系树立一个参阅模型和根本概念框架,以维护信息体系中数字信息的长时间维护和可存取。


  3.8


  内容 content


  电子档案的文字、符号或视觉等信息。


  3.9


  结构 structure


  电子档案的内容安排和存储方法。包含逻辑结构和物理结构。


  3.9.1


  逻辑结构 logical structure


  呈现在字字句用户面前的电子档案各信息单元之间的联系,如格局、阶段、图形方位、文字摆放等。


  3.9.2


  物理结构 physical structure


  电子档案在存储设备或载体中的存储方位和文件格局。


  3.10


  布景 context


  电子档案生成、传输、运用和维护的环境。包含行政布景、来历布景、程序布景、记载布景以及技能布景等。


  3.10.1


  行政布景 administrative context


  电子档案生成者所在安排的安排结构、首要功能和事务流程。


  3.10.2


  来历布景 provenancial context


  电子档案生成者及其职责任务、内设安排和事务功能。


  3.10.3


  程序布景 procedural context


  电子档案生成的事务流程。


  3.10.4


  记载布景 documentary context


  电子档案所属的全宗及全宗内文件之间联络的信息。


  3.10.5


  技能布景 technological context


  生成电子档案的计算机体系的相关技能要素的特征。


  3.11


  元数据 metadata


  描绘电子档案的内容、结构、布景及其整个办理进程的数据。


  3.12


  真实性 authenticity


  电子档案的内容、结构和布景与构成时的原始情况相共同的性质。


  注:具有真实性的电子档案由特定安排运用安全牢靠的体系软件生成。


  3.13


  无缺性 integrity


  电子档案的内容、结构和布景信息无缺损,且没有破坏、变异或丢失的性质。


  3.14


  牢靠性 reliability


  电子档案内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或现实的程度。


  3.15


  可用性 usability


  电子档案可以被定位、检索、呈现和理解的性质。


  3.16


  前端操控 front-end control


  依照档案办理的要求在电子文件构成时甚至构成之前对其进行监控的活动。


  3.17


  生命周期 life cycle


  电子文件从构成、处理到最终处置(毁掉或永久保存)的全进程。


  3.18


  全程办理 life-cycle management


  对电子文件整个生命周期进行的操控。


  3.19


  双套制 dual filing system


  将电子文件转化为纸质文件,与电子文件一起归档的办理办法。


  3.20


  模板 template


  与内容信息脱离,协助制造和显现电子文件的格局。


  3.21


  文件格局 file format


  电子文件在计算机中的安排和存储方法。


  示例:文本格局pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等,图像格局JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等;图形格局DWG、DXF、IGS等;音频格局wav、mp3、mid等;视频格局avi、wmv、flv、mpeg、rm等。


  3.22


  电子印章 electronic seal


  选用数字技能对电子文件加盖的印章。


  3.23


  问责 acountability


  个人、安排和集体必须对其行动担任并且或许需要向他人阐明的准则。


  4 电子档案的搜集


  4.1


  搜集 acquisition;collection


  档案馆(室)接纳及搜集电子档案和其他数字信息资源的活动。


  4.2


  捕获 capture


  对电子文件及其元数据进行实时搜集和存储的办法与进程。


  4.3


  登记 registration


  在电子文件进入电子档案办理体系时,给其一个唯一标识符的行为。


  4.4


  归档 archiving


  将具有保存价值的电子文件转化为档案的进程。


  4.5


  网络信息存档 web archiving


  将具有保存价值的网络信息转化为档案的进程。


  4.6


  移送 transfer


  将电子档案的保管权和职责权交给档案馆的进程。


  4.7


  接纳 accession


  档案馆(室)收存电子档案的进程。


  4.8


  分类 classification


  依据分类体系中所规则的逻辑结构、办法和程序规矩,依照类目对事务活动和电子文件进行的体系标识和整理。


  4.9


  打包 packaging;encapsulation


  将电子档案及其元数据作为一个全体按指定结构封装的进程。


  4.10


  打包信息 packaging information


  用于绑定和辨认一个信息包构成的信息。


  4.11


  传送 transmission


  经过网络或可交换的计算机载体传递电子档案的进程。


  5 电子档案的判定


  5.1


  判定 appraisal


  对电子文件、电子档案的内容和技能情况进行双重评价的进程,承认其真实性、无缺性、牢靠性和可用性等,判定其归档范围和保管期限。


  5.2


  直接判定法 direct appraisal


  内容判定法 content appraisal


  依据内容和特点等实际情况逐件判定电子档案的办法。


  5.3


  功能判定法 functional appraisal


  依据构成者的功能、作业项目、活动和事务的重要性批量判定电子档案的办法。


  5.4


  真实性查验 authentication


  验证电子档案真实性的进程。


  示例:验证所收到的电子印章和数字签名等与所发送的是否相同;搬迁处理后的电子档案与构成时的原始情况是否共同。


  5.5


  无缺性查验 integrity check


  验证电子档案无缺性的进程。


  示例:检查所收到的电子档案及其元数据是否完全无缺。


  5.6


  可用性查验 usability check


  验证电子档案可用性的进程。


  示例:查验电子档案是否可读、可检索,载体介质是否无缺和兼容,是否顺便相应的特别应用软件等。`


  5.7


  安全性查验 security check


  验证电子档案安全性的进程。


  示例:检查电子档案有无病毒,是否受到未经授权的增、删、改、运用和躲藏。


  5.8


  格局查验 format check


  验证电子档案是否符合规则格局的进程。


  5.9


  处置 disposition


  依照规则对电子档案施行保管、毁掉或移送的一系列进程。


  5.10


  毁掉 destruction


  消除或删去失掉价值的电子档案,使之无法康复的进程。


  5.11


  保管期限 retention period


  对电子档案划定的留存年限。


  5.12


  保管期限表 records retention schedule


  规则电子档案保管期限的文件。


  6 电子档案的保存与运用


  6.1


  保存 preservation


  从技能和内容两个方面来保证电子档案得到长时间维护所涉及的进程和操作。


  6.2


  维护 conservation


  选用物理和化学办法坚持电子档案载体稳定性的行为。


  6.3


  信息包 information package


  IP(缩略语)


  由电子档案及其元数据构成。经过打包信息对电子档案及其元数据进行封装和标识,电子档案、元数据和打包信息三者绑定成一个全体,这一全体经过描绘信息体现。


  6.4


  提交信息包 submission information package


  SIP(缩略语)


  由信息生产者交给敞开档案信息体系的信息包,用于构建一个或多个存档信息包。


  拜见:发布信息包(6.6)。


  6.5


  存档信息包 archival information package


  AIP(缩略语)


  保存在敞开档案信息体系中的包含内容信息和与之关联的保存描绘信息的信息包。


  拜见:提交信息包(6.4)、发布信息包(6.6)。


  6.6


  发布信息包 dissemination information package


  DIP(缩略语)


  敞开档案信息体系依据用户的需求完成数据的抽取、封装并发送给用户的信息包,抽取的内容来自于一个或多个存档信息包。


  拜见:提交信息包(6.4)。


  6.7


  存储 storage


  以经济有用的方法维护、存取和办理电子档案,以便检索和运用的进程。


  注:电子档案的存储载体应考虑其寿命、存储容量、体系独立性和成本;存储条件和处理进程应考虑载体的物理特性和化学特性;拟定相应的转化和搬迁的方案,选用转化、搬迁和仿真等方法保证电子档案在整个保管期限内都是可以读取的、真实的、牢靠的、可用的;避免电子档案遭受非法运用、丢失或损坏,并做到防盗、防灾。


  6.8


  在线存储 on-line storage


  存储设备和所保存的数据时间在网络上,供用户便利、便利读取。


  注:在线存储的存储设备和数据时间“待命”,可满足对高运用率的数据的频频、高速操作要求。


  6.9


  离线存储 off-line storage


  存储设备和所保存的数据不在网络上。


  注:离线存储首要用于数据备份。


  6.10


  近线存储 near-line storage


  存储设备和所保存的数据介于在线存储和离线存储之间。


  注:近线存储适用于不常用到或拜访量不大的数据;存储设备寻址迅速、传输率高,平常休眠,用户提出拜访需求时可被唤醒,保证用户正常数据拜访。


  6.11


  载体 media


  介质 media


  记载电子档案信息的物质材料。


  6.12


  复制 copy


  在同品种型的载体(纸质、缩微、电子)上制造完全相同的副本。


  拜见:转化(6.13),搬迁 (6.14)。


  示例:纸质到纸质、缩微到缩微的副本或电子档案的备份副本(电子档案的副本可以在相同或不同品种的电子载体上制造)。


  6.13


  转化 conversion


  在保证档案原有信息(内容)不发生变化的前提下,变更档案的载体或方式。


  拜见:复制(6.12),搬迁 (6.14)。


  示例:纸质文件缩微化、成像、改变字符集。


  6.14


  搬迁 migration


  在坚持电子档案的真实性、无缺性、牢靠性和可用性的前提下,将电子档案由一个体系向另一个体系(从一种软硬件装备到另一种软硬件装备,或从技能的一代到另一代)进行转移的进程。


  拜见:复制(6.12),转化(6.13)。


  6.15


  仿真 emulation


  模仿电子档案产生时的软硬件环境,使电子档案可以以原始面貌(初始格局、版面与内容等)显现,功能性也能得到维护的技能。


  注:仿真有助于维护、辨认那些极大依靠特别硬件与软件而又无法在新、旧技能平台间进行搬迁的电子档案等(如超文本、多媒体等杂乱文件)。


  6.16


  检索 retrieval


  查找电子档案信息的进程。


  6.17


  著录 description


  按规范方式对电子档案的内容、结构和布景特征进行描绘的进程。


  6.18


  标引 indexing


  为便利电子档案的检索而树立检索进口的进程。


  6.19


  运用 access


  查找、运用或检索电子档案的进程。


  7 电子档案的安全


  7.1


  保管 protection


  采取办理、技能或物理手段以防止对电子档案未经授权地拜访、修正或删去。


  7.2


  跟踪 tracking


  构成、捕获和维护关于电子档案工作和运用的信息。


  7.3


  身份辨认技能 identity recognition technique


  用于区别操作者人物和权限的技能办法。


  示例:暗码口令、IC身份卡、指纹辨认技能、视网膜辨认技能等。


  7.4


  权限 jurisdiction


  按操作者身份所断定的功能、权力等,用于保证对电子档案的合法操作。


  7.5


  加密电子档案 encrypted electronic records


  选用暗码设备或技能处理过的电子档案。


  7.6


  数字签名 digital signature


  依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字符号,表明签名者对档案职责和内容的认可。


  7.7


  数字水印digital mark


  选用数字技能对电子文件加注的起信息固化效果的符号,可用于鉴别电子文件信息的原始性,起防错、防漏和防调换等效果。


  7.8


  备份 backup


  将电子档案或电子档案办理体系的全部或部分复制到存储载体或独立的体系上。


  7.9


  异质备份 heterogeneous backup


  将电子档案的信息转化到其他类型的载体上。


  示例:将电子档案备份为纸质或缩微胶片。


  7.10


  异地备份 off-site backup


  将电子档案的备份件保存在不同地址。


  7.11


  数据再造 resume


  从原始的字节省中康复数字资源的原貌,并保证数据资源的可读性和可用性。数据再造包含数据灾祸康复、数据格局康复等。


  注:由于数据再造无法评价数据康复的效果,故仅在长时间保存办法无法发挥效果时运用。


  7.12


  风险 risk


  档案实体和档案信息所面临的要挟及其或许形成的影响。


  注:档案风险要素包含技能风险要素、安排内部办理要素、社会环境要素和自然环境要素。


  7.13


  风险办理 risk management


  对电子档案的风险进行辨认、评价、应对和监控的进程。


  7.14


  灾祸备份 backup for disaster recovery


  为了灾祸康复而对电子档案、电子档案办理体系、网络体系、基础设施、专业技能支撑才能和运转办理才能进行备份的进程。


  7.15


  灾祸康复 disaster recovery


  为了将电子档案办理体系从灾祸形成的故障或瘫痪状况康复到可正常运转状况,并将其支撑的事务功能从灾祸形成的不正常状况康复到可接受状况,而设计的活动和流程。


  7.16


  应急预案 contingency plan


  为保证电子档案安全拟定的应急响应和灾后康复的方案。