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浅谈机关文书档案的归档整理存在哪些方法和步骤呢?
作者:河北字字句时间:2021-04-08 22:57:40浏览量:

  一般情况下,归档文件整理大致需要搜集文件、区别归档规模、分年度、分类别、分等级、分保管期限、修整文件、装订、摆放文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。


  一、搜集文件


  搜集文件,就是依据党和国家的有关规则,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件资料,加以清交、集合的作业,是保证整理作业质量的前提条件和物质基础。搜集完全完整为其基本原则。


  二、区别归档和不归档资料的规模


  (一)归档文件资料的规模


  凡是反映本机关作业活动、具有覆按利用价值的文件资料均属归档规模。


  1、反映本机关首要功能活动和基本前史相貌的,对本机关作业、国家建设和前史研究具有利用价值的文件资料。


  2、机关作业活动中构成的在保护国家、团体和公民权益等方面具有凭证价值的文件资料。


  3、本机关需要贯彻履行的上级机关、同级机关的文件资料;下级机关报送的重要文件资料。


  4、其他对本机关作业具有覆按价值的文件资料。


  (二)不归档文件资料的规模


  1、上级机关的文件资猜中,普发性不需本机关处理的文件资料,任免、奖惩非本机关作业人员的文件资料,供作业参考的抄件等。


  2、本机关文件资猜中的重份文件,无覆按利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需处理的一般性人民来信、电话记载,机关内部互相抄送的文件资料,本机关担任人兼任外单位职务构成的与本机关无关的文件资料,有关作业参考的文件资料。


  3、同级机关的文件资猜中,不需贯彻履行的文件资料,不需处理的抄送文件资料。


  4、下级机关的文件资猜中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件资料。


  (三)机关之间分工归档的规模


  为避免各机关档案移送档案馆后文件资料的重复或遗失,各单位之间有必要明确的归档规模。


  1、上级事务主管机关(部、厅、局)发来的文件,由隶属下级机关归档,党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要履行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规则、生活待遇规范等文件。


  2、上级事务主管机关举行的专业会议文件,由各隶属下级机关归档,党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议,并有重要发言,其印件和定稿(指领导发言稿)由党委或政府办公室归档。


  3、机关联合举行会议、联合行文所构成的文件资料原件由主办机关归档,其他机关将相应的仿制件或其他方式的副本归档。


  4、本机关领导人兼任外机关职务而构成的文件资料,由兼职单位担任归档。


  5、临时组织构成的文件,由临时组织担任归档,作业结束后,将档案移送主管部分或同级档案馆。


  三、分年度


  分年度,就是区别文件资料的所属年度,把归于同一年度的文件会集,把不同年度的文件分隔。现行机关的归档文件整理作业,是按年度分隔进行的,不同年度的文件一般不得放在一起归档。


  (一)一般文件,归入文件制发年度(指文件最后的落款日期)


  (二)跨年度的文件,归入文件内容所针对的年度


  四、分类别


  分类别,就是依据本机关文件的来历、时间、内容和方式上的异同,依照一定的方法,分成若干类别的进程。可分为组织组织分类法和问题分类法。


  组织组织分类法,就是将归档文件资料按其构成或承办部分进行分类。也就是依照立档单位的内设组织,将整个全宗内的文件资料分成若干类别的方法。机关内有几个组织,就设几个类,组织称号,就是类名。


  问题分类法,就是依照全宗内文件资料所记叙和反映的问题分类的方法,即将记叙和反映同一问题的文件会集,记叙和反映不同问题的文件分隔。


  五、分等级


  分等级,就是在保持文件之间有机联络的基础上,将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件资料分隔整理。但对联络密切的文件,如请示与批复等,不能为了分等级而将其分割开。


  六、区分保管期限


  机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。


  永久保管的文书档案首要包含: (一)本机关拟定的法规政策性文件资料;(二)本机关举行重要会议、举办严重活动等构成的首要文件资料; (三)本机关功能活动中构成的重要事务文件资料; (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合计算报表等; (五)本机关组织演化、人事任免等文件资料; (六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产挂号等凭证性文件资料; (七)上级机关制发的归于本机关主管事务的重要文件资料; (八)同级机关、下级机关关于重要事务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件资料。


  定期保管的文书档案首要包含:(一)本机关功能活动中构成的一般性事务文件资料;(二)本机关举行会议、举办活动等构成的一般性文件资料;(三)本机关人事管理作业构成的一般性文件资料;(四)本机关一般性事务管理文件资料;(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性作业报告、总结、计算报表等;(六)上级机关制发的归于本机关主管事务的一般性文件资料;(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管事务但要贯彻履行的文件资料;(八)同级机关、下级机关关于一般性事务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件资料;(九)下级机关报送的年度或年度以上方案、总结、计算、重要专题报告等文件资料。


  七、修整文件


  为使档案能够长期保存和有效利用,装订之前有必要对归档文件资料逐件进行检查,凡不符合要求的都要进行修整。修整的方法首要有:


  1、修裱破损文件。


  2、仿制字迹模糊或易褪变的文件。


  3、去除易锈蚀的金属物。


  4、超大纸张折叠。


  八、装订


  1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。


  2、装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,仿制件在后;批转或转发文件在前,被批转或转发文件在后;收文处理阅办单在前,正式文件在后;来文和复文作为一件时,复文在前,来文在后;汉文本在前,少数民族文本在后;中文本在前,外文本在后(有特殊规则除外);重要法规性文件的历次修改稿顺次摆放在定稿之后,出版期刊,样本在前,定稿在后。


  3、装订时,左侧装订,应将“件”内的各页右侧与下侧(底边)对齐。


  九、摆放文件


  摆放文件,就是依据事由或文件构成时间确定全宗内归档文件先后次序的进程。


  十、文件编号


  归档文件编号,指将归档文件在全宗中的方位,标识为符号,并以归档章的方式在归档文件上注明。


  归档章一般加盖在每份文件的主页上端居中空白方位。项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别称号(组织或问题)等。


  十一、编制归档文件目录


  编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、计算、编研等作业的展开提供基本条件,对其所列项目应逐项认真准确地填写。


  要注意的是:


  (1)报表的责任者,应填写填写单位;


  (2)联合发文,责任者只填写主办单位;


  (3)问文与复文作为一件时,责任者只填写复文单位即可;


  (4)文件上没有落款或文件落款不能反映文件实质性内容的,可依据实际情况自拟落款,外加方括号[ ]填写;


  (5)文件落款中以发文字号替代文件内容的,应据文件内容弥补落款。


  十二、装盒


  装盒,就是将归档文件依照其保管期限和室编件号的次序顺次装入盒内,并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。