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纸质档案和电子档案有着什么联系?
作者:河北字字句时间:2021-04-20 21:29:44浏览量:

  长期以来,在档案的搜集、判定、保管、统计、运用作业中的一些经历和办法已被固定下来,成为河北档案作业的准则,现在的档案办理多是依赖经历进行。随着办公主动化、信息高速公路朝着网络化、智能化方向的发展,核算机技能在档案作业中应用规模的扩展,使电子文件的发作、构成、归档及其传送、保存等办理办法均与传统的纸质档案有所不同,档案作业的技能、办法发作的改变给档案办理部分传统的办理办法带来冲击。未来的档案作业将建立在混合媒体的基础上,实行电子档案与纸质档案结合办理。下面从电子文件的特色出发,对纸质档案和电子档案办理中存在的差异性作一比较,并对现代技能下的档案办理办法作一讨论。


  一、电子档案的定义和特性


  电子档案是由电子文件转化而来的。关于电子文件,现在我国的定义是:能被核算机体系辨认、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传递的数字代码序列。


  电子文件的归宿是电子档案,但不是一切的电子文件都能成为电子档案,取舍的准则是看该文件经判定后有无保存价值。所以,电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。


  电子档案与纸质档案有相同的实质,都是文件存在的一种办法,是信息与载体的统一体,都具有物理实态的特征,电子档案和纸质都是构成者真实活动的记载,有参考运用价值,需求存档备查。但是电子档案在记载办法上有许多不同于其它载体档案的特性:


  1、依赖性和不行辨认性。电子档案要依赖于核算机软、硬件和数据库与网络体系,和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是选用人工可识读的记载符号,人能够直接读出;而运用磁介质和光介质的电子档案选用的是数字代码,只要借助核算机解码,才能转化成人可识读记载。


  2、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带仍是光盘,其存储量大大高于过去的各种信息介质,特别是光盘,有"海量存储"之称,这种信息存储的高密度性可削减档案的存储空间,便于寄存。


  3、载体的多样性。传统的档案,记载信息的载体是纸,改变的是纸张规范的大小(16k、18k),但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等,出现多样性。


  4、信息同享性。传统档案因为受原件的束缚,在同一时刻只能有一个用户运用一卷档案,且要身到现场;但电子档案能够人在异地,在同一时刻,多人不受空间的限制,同时同享同一信息,在完成了局域网和上了intetnet网后,人们在办公室、家中就能够运用档案信息了。


  5、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理方位,能够以非实体进行加工和办理,这种可分离性造成了电子档案信息易于更改,不留痕迹,易于仿制、传输、便于异地调阅或构成文件。


  通过剖析电子档案的特性后,咱们能够得出,电子档案的运用虽然快捷方便,并且能够登上"信息高速公路",完成异地远程调阅,给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的优点,但是它也带来了一些新问题,如:(1)数据的易消失性;(2)信息的不安全性;(3)信息的易改动性;(4)信息的易犯错性;因为这些特性,给原有的档案作业的基本理论和准则提出了新的挑战,决议了电子档案在搜集、判定、编目、检索等文面与传统的纸质档案有实质的不同。


  二、电子档案与纸质档案办理办法不同


  纸质档案的搜集是文书处理部分收拾已处理完毕的文件资料,将其间具有覆按运用价值的文件搜集完全依照文件之间在来历、内容、时刻、办法等方面的前史联络进行分类、组卷后移送档案部分。在核算机作为办公设备的情况下,电子文件从文书转化为档案过程中,无需分类,组卷,因为在核算机上能够从任何视点进行分类、组合、检索,能够尽情地表现文件之间在来历、内容、时刻、办法等方面的前史联络,因此无需专门分类、组卷,檀卷这一基本单位也不存在了。电子档案的接纳作业比纸质档案来说更为复杂,接纳办法上可选用向档案部分移送软盘、磁带或光盘,或进入档案部分网络规则的地址,从网络归档、移送,在接纳的过程中,需求必要的设备条件、技能条件和事务准备。档案部分需求装备专门的电子文件格局转化设备,对接纳档案进行统一转化,以解决对不同格局电子文件的识读问题。


  纸质档案的收拾一般是对已立卷归档的檀卷进行摆放、编号以及分类等体系化的收拾,并将其效果用编制檀卷目录的办法固定下来。纸质档案经收拾后构成的实体分类体系能够为查找档案供给一条线索。电子档案的收拾方面,因为电子文件能够通过核算机体系进行敏捷、有用、多视点的整序,能够根据不同的需求,运用主动化体系对电子文件进行自由组合分类,所以电子文件的收拾在归档前就由各机关单位将磁性载体的、凌乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件处于一种有序情况,并对电子文件进行了分类和编号,安排建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件,即电子档案其收拾作业主要就是组盘,按必定规则,将相关文件通过仿制组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上,也就是收拾接纳来的软盘、磁带和光盘。


  三、电子档案与纸质档案的判定办法不同


  纸质档案的价值判定,往往要进行多次,即分为资历检查、断定生存期和价值复审三个阶段,分为文件的价值判定(归档前的判定)即资历检查、断定保管期限,逐份逐页地检查文件以判明其保管价值和保管期限,归档后档案的价值判定即价值复审,其显着特色是文件或档案构成后的判定。对电子文件来说,因为电子文件具有易逝性、易更改性,文件信息内容"转瞬即逝",必须在文件构成之前就决议其是否需求保存及保存时刻长短,因此,电子文件的判定必须在文件构成之初就开端进行,电子文件的判定需超前,电子档案的判定和纸质档案的判定一样是对其保存价值的判断和预测,所不同的是判断过程要对文件的内容及某些办法特征进行充分的剖析,还需求对文件进行必要的技能剖析,因为对于电子文件来说,技能情况与文件的真实性、可读性、应用性规模密切相关,可对其保存价值发作直接的影响,电子档案的完好性、可读性、可行性在判定作业中必须得到全面的表现,电子档案的判定分为内容判定和技能判定两个方面,电子档案内容判定的准则、规范、办法与纸质档案大体相同,只是保管期限不完全适用于电子档案,技能判定包括可读性判定、无病毒判定和介质判定等。判定程序:归档曾经断定归档文件,并划分保管期限;档案室在接纳电子文件时,进行内容判定和技能判定;对未进档案室的电子文件在保管必定时期后再判定,以断定其是否需求继续保存。


  四、电子档案与纸质档案的仓库办理办法不同


  档案的保管一般来说是对已收拾好并寄存仓库及其柜架中的档案进行的日常维护性的维护性办理,要维护档案实体的秩序情况,使档案在寄存和运用中始终有序;要维护档案实体的理化情况,使其在寄存和运用中不受或少受人为的或天然要素的危害,并尽量延伸其物质形体的"天然寿数"。对于纸质档案的维护性办理是指档案的仓库办理,它是档案整个办理作业的基础,传统档案的存储对象是纸张、磁带、胶卷等物理载体,这些载体存储信息量少,占用空间大,其仓库办理要求有适合的仓库温湿度:温度14度至20度;相对湿度应在百分50至百分60之间和有用的防护措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"防护性措施,电子档案多为磁性资料,其寄存环境和防护设备与纸质档案比较有显着不同,电子档案存储载体信息容量大,档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小,便于档案仓库的办理,它对保存场所的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高,需对仓库温湿度进行严厉的操控,并装备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设备,电子档案还要严厉防备核算机病毒,因此保管条件更复杂,保管难度更大。


  从维护的时期来看 , 纸质档案是阶段维护 , 而电子档案则需求全程的维护办理。


  五、电子档案与纸质档案的编目与检索办法不同


  传统档案的编目是对檀卷按年代和分类号逐卷进行卷内文件目录书写,再写檀卷目录,然后构成全引目录。检索则是手艺查阅这些目录。电子档案檀卷级目录消亡,增添了盘带目录这一新式目录。电子档案的每一件软盘、磁带、光盘都要按仓库中摆放顺序编号,并写标题扼要说明各自贮存的内容或年代跨度。盘带标题按序号聚集起来,编成盘带目录,电子档案是全文在核算机上处理,能够任意整序、分类、摆放、检索,完成档案全文主动检索,文件级目录可省去。


  六、电子档案与纸质档案运用办法不同


  传统档案的运用是对档案文本的运用,档案载体是实体,具有相对的稳定性,纸质档案的文字有个人笔迹特征,有书写墨迹的新旧之别,不易更改和伪造,运用途径通过供给档案原件,供给档案副本或仿制品,供给档案信息加工品满意有关档案用户的运用需求,运用办法是档案的阅览效劳、外借效劳、展览与陈列效劳、制发档案复本效劳、制发档案证明效劳、档案目录信息效劳、档案咨询效劳、电子信息技能的运用改变了传统文件的运用办法,使档案信息的运用上不受时刻和空间的限制,能够运用进入网络的开放档案,电子档案的全文数字化使得运用核算机能够进行多种办法的信息处理和剖析,不只能够供给原件阅览,并且能够根据运用者的需求对其间信息进行分类、统计、汇总、打印、仿制等,满意运用者的各种需求。档案人员还能够依照必定专题对电子档案进行修正,构成档案汇编或其他办法的编研效果供给运用。因为它的易更改性和信息的同享性,要运用核算机的限读功用,反修正,反仿制,反销毁功用,才能防止泄密,运用办法:能够向运用者供给仿制有所需档案信息的磁盘、光盘等;从网上传输;通过电脑上的用户界面直接供给运用。


  所以,只要充分认识到电子档案的特色及其与传统纸质档案的实质差异,才能做好电子档案的办理,维护电子档案的安全,充分开发电子档案信息资源,使其在为两个文明效劳建设中发挥共同的魅力。


  二、档案维护的技能比较


  传统纸质档案的维护主要是在防霉、防蛀、对破损的纸张的修裱加固和对分散笔迹的康复等方面下工夫 , 或进行一些必要的缩微、复印等仿制作业。并且这些载体只要避开天灾人祸 , 恪守办理和维护的有关要求 , 就能到达长期保存。咱们对纸质档案的维护有悠久的前史 , 构成了一套完好的办理体系 , 从技能上看已经比较稳定和相对老练 , 需求做的是如虎添翼的作业。


  电子档案的维护包括对载体的实体维护、对核算机软、硬件支撑环境的维护 , 对电子档案逻辑内容的维护、相关背景信息和元数据的维护以及安全维护 , 等等。


  电子档案存贮载体多为磁性和光学资料 , 其物理维护技能相对来说仍是比较稳定和老练的 , 和纸质档案有些相通之处。比如说 , 也需求防霉、防潮、防强光、防火灾、防水灾等等 , 但其寄存环境和防护设备与纸质档案比较有显着不同。因为电子档案存储载体信息容量很大 , 档案的软盘、磁带及光盘的排架长度与占用空间都很小 , 所以它对保存场所的面积要求不高。但它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求比较高 , 需求对仓库内温湿度进行严厉的操控 , 并装备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设备。比如要求有主动调温调湿设备、主动喷淋设备 , 甚至有主动监控设备等。


  二、 电子档案与纸质档案的联络


  两者联络在于:电子档案中的一部分内容是由传统意义上的档案通过数字化转化而来的。


  两者差异在于:


  1、电子档案是以全数字化办法存在的信息,而传统意义上档案则基本上以传统物理办法存在;


  2、因为存在办法的不同,在构成档案之前的触及的内涵特点不同。传统构成的纸质档案如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性,也正是档案的原始记载性,才使得档案差异于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的效果。在办公主动化体系中,电子文件从起草、修正到印发都在核算机上进行,它便于修正、便于仿制的特性,使得最能表现档案原始记载性的内容与办法特征不复存在。电子文档有条件地转化成可保存的原始档案就会触及许多技能理论层面。


  3、因为电子档案是以全数字化办法存在,人们天然能够对其在核算机、局域网及广域网上进行存储、同享、传递与运用;传统意义上的档案则因其基本上以物理办法存在而无法在核算机和网络上进行存储、同享、传递与运用。


  4、电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场所的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。


  长期以来,在档案的搜集、判定、保管、统计、运用作业中的一些经历和办法已被固定下来,成为档案作业的准则,现在的档案办理多是依赖经历进行。随着办公主动化、信息高速公路朝着网络化、智能化方向的发展,核算机技能在档案作业中应用规模的扩展,使电子文件的发作、构成、归档及其传送、保存等办理办法均与传统的纸质档案有所不同,档案作业的技能、办法发作的改变给档案办理部分传统的办理办法带来冲击。未来的档案作业将建立在混合媒体的基础上,实行电子档案与纸质档案结合办理。下面从电子文件的特色出发,对纸质档案和电子档案办理中存在的差异性作一比较,并对现代技能下的档案办理办法作一讨论。


  一、电子档案的定义和特性


  电子档案是由电子文件转化而来的。关于电子文件,现在我国的定义是:能被核算机体系辨认、处理、存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传递的数字代码序列。


  电子文件的归宿是电子档案,但不是一切的电子文件都能成为电子档案,取舍的准则是看该文件经判定后有无保存价值。所以,电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。


  电子档案与纸质档案有相同的实质,都是文件存在的一种办法,是信息与载体的统一体,都具有物理实态的特征,电子档案和纸质都是构成者真实活动的记载,有参考运用价值,需求存档备查。但是电子档案在记载办法上有许多不同于其它载体档案的特性:


  1、依赖性和不行辨认性。电子档案要依赖于核算机软、硬件和数据库与网络体系,和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是选用人工可识读的记载符号,人能够直接读出;而运用磁介质和光介质的电子档案选用的是数字代码,只要借助核算机解码,才能转化成人可识读记载。


  2、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带仍是光盘,其存储量大大高于过去的各种信息介质,特别是光盘,有"海量存储"之称,这种信息存储的高密度性可削减档案的存储空间,便于寄存。


  3、载体的多样性。传统的档案,记载信息的载体是纸,改变的是纸张规范的大小(16k、18k),但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等,出现多样性。


  4、信息同享性。传统档案因为受原件的束缚,在同一时刻只能有一个用户运用一卷档案,且要身到现场;但电子档案能够人在异地,在同一时刻,多人不受空间的限制,同时同享同一信息,在完成了局域网和上了intetnet网后,人们在办公室、家中就能够运用档案信息了。


  5、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理方位,能够以非实体进行加工和办理,这种可分离性造成了电子档案信息易于更改,不留痕迹,易于仿制、传输、便于异地调阅或构成文件。


  通过剖析电子档案的特性后,咱们能够得出,电子档案的运用虽然快捷方便,并且能够登上"信息高速公路",完成异地远程调阅,给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的优点,但是它也带来了一些新问题,如:(1)数据的易消失性;(2)信息的不安全性;(3)信息的易改动性;(4)信息的易犯错性;因为这些特性,给原有的档案作业的基本理论和准则提出了新的挑战,决议了电子档案在搜集、判定、编目、检索等文面与传统的纸质档案有实质的不同。


  二、电子档案与纸质档案办理办法不同


  纸质档案的搜集是文书处理部分收拾已处理完毕的文件资料,将其间具有覆按运用价值的文件搜集完全依照文件之间在来历、内容、时刻、办法等方面的前史联络进行分类、组卷后移送档案部分。在核算机作为办公设备的情况下,电子文件从文书转化为档案过程中,无需分类,组卷,因为在核算机上能够从任何视点进行分类、组合、检索,能够尽情地表现文件之间在来历、内容、时刻、办法等方面的前史联络,因此无需专门分类、组卷,檀卷这一基本单位也不存在了。电子档案的接纳作业比纸质档案来说更为复杂,接纳办法上可选用向档案部分移送软盘、磁带或光盘,或进入档案部分网络规则的地址,从网络归档、移送,在接纳的过程中,需求必要的设备条件、技能条件和事务准备。档案部分需求装备专门的电子文件格局转化设备,对接纳档案进行统一转化,以解决对不同格局电子文件的识读问题。


  纸质档案的收拾一般是对已立卷归档的檀卷进行摆放、编号以及分类等体系化的收拾,并将其效果用编制檀卷目录的办法固定下来。纸质档案经收拾后构成的实体分类体系能够为查找档案供给一条线索。电子档案的收拾方面,因为电子文件能够通过核算机体系进行敏捷、有用、多视点的整序,能够根据不同的需求,运用主动化体系对电子文件进行自由组合分类,所以电子文件的收拾在归档前就由各机关单位将磁性载体的、凌乱的电子文件通过分类、标引、组合,使电子文件处于一种有序情况,并对电子文件进行了分类和编号,安排建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件,即电子档案其收拾作业主要就是组盘,按必定规则,将相关文件通过仿制组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上,也就是收拾接纳来的软盘、磁带和光盘。


  三、电子档案与纸质档案的判定办法不同


  纸质档案的价值判定,往往要进行多次,即分为资历检查、断定生存期和价值复审三个阶段,分为文件的价值判定(归档前的判定)即资历检查、断定保管期限,逐份逐页地检查文件以判明其保管价值和保管期限,归档后档案的价值判定即价值复审,其显着特色是文件或档案构成后的判定。对电子文件来说,因为电子文件具有易逝性、易更改性,文件信息内容"转瞬即逝",必须在文件构成之前就决议其是否需求保存及保存时刻长短,因此,电子文件的判定必须在文件构成之初就开端进行,电子文件的判定需超前,电子档案的判定和纸质档案的判定一样是对其保存价值的判断和预测,所不同的是判断过程要对文件的内容及某些办法特征进行充分的剖析,还需求对文件进行必要的技能剖析,因为对于电子文件来说,技能情况与文件的真实性、可读性、应用性规模密切相关,可对其保存价值发作直接的影响,电子档案的完好性、可读性、可行性在判定作业中必须得到全面的表现,电子档案的判定分为内容判定和技能判定两个方面,电子档案内容判定的准则、规范、办法与纸质档案大体相同,只是保管期限不完全适用于电子档案,技能判定包括可读性判定、无病毒判定和介质判定等。判定程序:归档曾经断定归档文件,并划分保管期限;档案室在接纳电子文件时,进行内容判定和技能判定;对未进档案室的电子文件在保管必定时期后再判定,以断定其是否需求继续保存。


  四、电子档案与纸质档案的仓库办理办法不同


  档案的保管一般来说是对已收拾好并寄存仓库及其柜架中的档案进行的日常维护性的维护性办理,要维护档案实体的秩序情况,使档案在寄存和运用中始终有序;要维护档案实体的理化情况,使其在寄存和运用中不受或少受人为的或天然要素的危害,并尽量延伸其物质形体的"天然寿数"。对于纸质档案的维护性办理是指档案的仓库办理,它是档案整个办理作业的基础,传统档案的存储对象是纸张、磁带、胶卷等物理载体,这些载体存储信息量少,占用空间大,其仓库办理要求有适合的仓库温湿度:温度14度至20度;相对湿度应在百分50至百分60之间和有用的防护措施如防火、防水、防潮、防霉等"八防"防护性措施,电子档案多为磁性资料,其寄存环境和防护设备与纸质档案比较有显着不同,电子档案存储载体信息容量大,档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小,便于档案仓库的办理,它对保存场所的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求高,需对仓库温湿度进行严厉的操控,并装备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设备,电子档案还要严厉防备核算机病毒,因此保管条件更复杂,保管难度更大。


  从维护的时期来看 , 纸质档案是阶段维护 , 而电子档案则需求全程的维护办理。


  五、电子档案与纸质档案的编目与检索办法不同


  传统档案的编目是对檀卷按年代和分类号逐卷进行卷内文件目录书写,再写檀卷目录,然后构成全引目录。检索则是手艺查阅这些目录。电子档案檀卷级目录消亡,增添了盘带目录这一新式目录。电子档案的每一件软盘、磁带、光盘都要按仓库中摆放顺序编号,并写标题扼要说明各自贮存的内容或年代跨度。盘带标题按序号聚集起来,编成盘带目录,电子档案是全文在核算机上处理,能够任意整序、分类、摆放、检索,完成档案全文主动检索,文件级目录可省去。


  六、电子档案与纸质档案运用办法不同


  传统档案的运用是对档案文本的运用,档案载体是实体,具有相对的稳定性,纸质档案的文字有个人笔迹特征,有书写墨迹的新旧之别,不易更改和伪造,运用途径通过供给档案原件,供给档案副本或仿制品,供给档案信息加工品满意有关档案用户的运用需求,运用办法是档案的阅览效劳、外借效劳、展览与陈列效劳、制发档案复本效劳、制发档案证明效劳、档案目录信息效劳、档案咨询效劳、电子信息技能的运用改变了传统文件的运用办法,使档案信息的运用上不受时刻和空间的限制,能够运用进入网络的开放档案,电子档案的全文数字化使得运用核算机能够进行多种办法的信息处理和剖析,不只能够供给原件阅览,并且能够根据运用者的需求对其间信息进行分类、统计、汇总、打印、仿制等,满意运用者的各种需求。档案人员还能够依照必定专题对电子档案进行修正,构成档案汇编或其他办法的编研效果供给运用。因为它的易更改性和信息的同享性,要运用核算机的限读功用,反修正,反仿制,反销毁功用,才能防止泄密,运用办法:能够向运用者供给仿制有所需档案信息的磁盘、光盘等;从网上传输;通过电脑上的用户界面直接供给运用。


  所以,只要充分认识到电子档案的特色及其与传统纸质档案的实质差异,才能做好电子档案的办理,维护河北电子档案的安全,充分开发电子档案信息资源,使其在为两个文明效劳建设中发挥共同的魅力。


  二、档案维护的技能比较


  传统纸质档案的维护主要是在防霉、防蛀、对破损的纸张的修裱加固和对分散笔迹的康复等方面下工夫 , 或进行一些必要的缩微、复印等仿制作业。并且这些载体只要避开天灾人祸 , 恪守办理和维护的有关要求 , 就能到达长期保存。咱们对纸质档案的维护有悠久的前史 , 构成了一套完好的办理体系 , 从技能上看已经比较稳定和相对老练 , 需求做的是如虎添翼的作业。


  电子档案的维护包括对载体的实体维护、对核算机软、硬件支撑环境的维护 , 对电子档案逻辑内容的维护、相关背景信息和元数据的维护以及安全维护 , 等等。


  电子档案存贮载体多为磁性和光学资料 , 其物理维护技能相对来说仍是比较稳定和老练的 , 和纸质档案有些相通之处。比如说 , 也需求防霉、防潮、防强光、防火灾、防水灾等等 , 但其寄存环境和防护设备与纸质档案比较有显着不同。因为电子档案存储载体信息容量很大 , 档案的软盘、磁带及光盘的排架长度与占用空间都很小 , 所以它对保存场所的面积要求不高。但它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求比较高 , 需求对仓库内温湿度进行严厉的操控 , 并装备除尘、防火、防紫外线、防高度磁场和电场的设备。比如要求有主动调温调湿设备、主动喷淋设备 , 甚至有主动监控设备等。


  二、 电子档案与纸质档案的联络


  两者联络在于:电子档案中的一部分内容是由传统意义上的档案通过数字化转化而来的。


  两者差异在于:


  1、电子档案是以全数字化办法存在的信息,而传统意义上档案则基本上以传统物理办法存在;


  2、因为存在办法的不同,在构成档案之前的触及的内涵特点不同。传统构成的纸质档案如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性,也正是档案的原始记载性,才使得档案差异于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的效果。在办公主动化体系中,电子文件从起草、修正到印发都在核算机上进行,它便于修正、便于仿制的特性,使得最能表现档案原始记载性的内容与办法特征不复存在。电子文档有条件地转化成可保存的原始档案就会触及许多技能理论层面。


  3、因为电子档案是以全数字化办法存在,人们天然能够对其在核算机、局域网及广域网上进行存储、同享、传递与运用;传统意义上的档案则因其基本上以物理办法存在而无法在核算机和网络上进行存储、同享、传递与运用。


  4、电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场所的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。