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电子档案要如何进行相关的保存和维护?
作者:河北字字句时间:2021-04-20 21:32:19浏览量:

  电子档案的特性不同于纸质挡案,决议其在保存与保护方面的杂乱性。如何保存、保护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可精确提供使用的状况,是档案作业者急需解决的问题。


  第—,要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下,电子档案是以脱机方法存储在磁、光介质上,所以,要树立—个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的操控,存放载体的柜、架及库房应到达的有关规范的要求,载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等。


  第二,要保证电子档案内容逻辑上的精确。电子档案的内容是以数码方法存储于各种载体上的,在今后的使用中,有必要依靠干电子计算机软硬件平台将电子档案的内容,还原成人们可以直接阅览的格局进行显现。这关于电子档案而言是一个较为杂乱的过程。因为,电子档案来自各个方而,往往是在不同的电子计算机体系上构成的,且在内容的格局编排上也不尽—致,这种在技能和方法上的差异,必然导致在今后还原时,所选用的技能与办法的不同。而电子档案在构成时所依靠的技能,往往是已经过时的技能,这是科技进步所带来的必然结果。因此,除对电子挡案自身进行很好的保存外,还有必要对其所依靠的技能及数据结构和相关定义参数等加以保存,或选用其他办法和技能力加以转化。


  第三,要保证电子档案的原始性。关于一些较为特别的电子档案,有必要以原始构成的格局进行还原显现。可选用以下三种办法:—是保存电子档案相关支持软件,即在保存电子档案的一起,将与电子档案相关的软件及整个应用体系—并保存,并与电子档案存储在—起,康复时,使之按原本的面目进行显现;二是保存原始档案的电子图像;三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品,因为这是最为保险的永久保存办法。


  第四,要保证电子档案的可了解性。对一份电子档案的内容来说,常常有不被人完全了解的情况。为了使人们可以完全了解一份电子档案,就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包含:元数据;物理结构与逻辑结构的联系;相关的电子档案名称、存储方位及相互联系;与电子档案内容相关的背景信息等。


  第五,要对电子档案载体进行有用的检测与保护。电子档案载体,特别是磁性载体,极易遭到保存环境的影响。因此,对所保存的电子档案载体,有必要进行定时检测和复制,以保证电子档案信息的可靠性。定时检测,应每年一次,选用等距抽样或随机抽样的方法进行,样品数量以不少于10%为宜,以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查,确认载体表面是否有物理损坏或变形,表面涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测,选用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。经过检测发现有犯错的载体,须进行有用的批改或更新。应每四年复制一次,且原载体持续保存的时间不少干四年。关于电子档案的检测与保护,有必要进行严格管理,因为任何一次误操作,都可能使保存的电子档案遭到人为危害,乃至造成难以补偿的损失。有必要树立相应的保护管理档案,对电子档案的检测、保护、复制等操作过程进行记载,防止发生人为的误操作或不必要的重复劳动。


  对电子档案的有用保存与保护,是—项极其重要而杂乱的作业。因此,在对电子档案的保存与保护过程中,应充分考虑环境、设备、技能、人员及电子档案的特色等归纳条件,来拟定技能方案和作业形式,并采取有用措施,以保证电子档案的安全可靠,可以永久地处于可精确提供使用的状况,使其在社会生活中发挥更大的效果。