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全面介绍档案整理的基本概念
作者:河北字字句时间:2021-04-27 23:27:11浏览量:

  一、档案整理几个概念


  (一)档案整理界说:是指将处于零乱的和需求进一步条理化的档案,进行根本的分类、组合、摆放、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序系统的进程。


  (二)档案整理的根本要求:遵循文件资料的构成规律和特点,坚持文件资料之间的有机联系;区分文件资料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。


  (三)档案整理的文件范围:但凡本机关作业活动中构成的,具有查考保存价值的文件资料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、相片、录音、录像、计算机盘片、什物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。


  (四)档案整理的办法:一是以“檀卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。


  1、以“檀卷”为单位整理。


  1)以“檀卷”为单位整理就是立卷,即依照文件资料在构成和处理进程中的联系将其组合为檀卷。


  2)所谓檀卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的进程。分类即依照立档单位的档案分类计划,对文件资料进行实体分类;组合即将经过分类的文件资料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合今后的文件资料,进行系统摆放和编目。


  3)以“檀卷”为单位整理的档案,其根本保管单位是檀卷。檀卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮类型有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按檀卷顺序装入档案盒。


  4)以“檀卷”为单位档案整理的根据是1987年12月国家档案发布的《机关档案作业事务建设标准》和《文书档案檀卷格式》


  5)以“檀卷”为单位档案整理的习惯范围


  (1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心校园等二级组织文书档案一般按“卷”整理


  (2)各单位专门事务档案一般按“卷”或是“盒”整理。


  (3)科技档案按“卷”整理,整理要求依照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案檀卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)履行。其中科研档案还可按国家档案局颁布的《科学技术研究课题档案办理标准》DA/T2-92履行。基建工程档案依照国家档案局、国家计委1988年颁布的《根本建设项目档案资料办理暂行规定》履行。


  (4)管帐档案按“盒(卷)”整理,整理的根据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《管帐档案办理办法》(财会字〔1998〕32号)。


  6)按“卷”整理的文件整理过程是:文件分类、判定保管期限、摆放、编页号、编制卷内文件目录、装订檀卷、填写备考表、填写檀卷封面、编写立卷阐明、编制檀卷目录、编制全引目录、档案排架。


  2、以“件”为单位整理。


  1)以“件”为单位整理就是依照文件资料构成和处理的根本单位即“件”来进行整理。


  2)一般来讲,一份文书资料、一张图纸或相片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书资料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。


  3)以“件”为单位整理的档案,其根本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最终要装入档案盒内。


  4)以“件”为单位文书档案整理的根据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。


  5)以“件”为单位档案整理的习惯范围:


  (1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。


  (2)企事业单位有关党群作业、行政办理、经营办理、生产技术办理类归档文件资料按“件”整理,


  (3)声像、电子、什物档案按“件”整理,电子档案整理要求依照国家档案局发布的《电子公文归档办理暂行办法》以及《电子文件归档与办理标准》(GB/T 18894-2002)履行。相片档案整理按国家档案局2002年发布的《相片档案办理标准》(GB/T 11821-2002)履行。


  6)按“件”整理的档案整理过程是:文件分类、判定保管期限、装订、摆放、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理阐明、编制归档文件目录册档案排架。