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现在加强声像的档案管理是刻不容缓的事项
作者:河北字字句时间:2021-05-17 21:37:29浏览量:

  声像档案是指国度机构、社会组织以及个人在从事各种活动中构成的对国度和社会有保管价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同资料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字阐明的历史记载。声像档案是一个单位档案的重要组成局部。


  随着社会的开展及办公条件的改善,在机关工作和各类活动中构成了大量的声像档案。为了更好地维护好、应用好这些生动、形象的特殊载体档案,我们就房山区161个立档单位的声像档案管理状况停止了调查。调查发现,声像档案普遍存在着归档不完好、保管条件差、管理紊乱等问题,直接影响了档案的完好和声像档案的保管及应用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体开展程度,已到了非抓不可的水平。因而,采取有效措施,增强声像档案管理工作刻不容缓。


  一、 声像档案管理存在的问题


  (一) 摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区


  摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决议着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表如今所调查单位的443名摄录人员中,有专职156人,兼职287人,均匀年龄35岁,大专以上文化水平的占72%。队伍强大、年龄适中、文化水平较高这是"强"的一面;"弱"表如今443人中,专业工龄1至5年者381人,占86%,5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人,仅占16%,其中1至3个月短训(摄录专业)的66人,专科毕业2人,有84%的人都属"自 "。专业工龄短、专业学问及技艺普遍较低这是"弱"的一面。


  调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是局部人基本就不晓得什么是声像档案。他们不断误以为只要上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中构成的照片、录音、录像带等,以为拍完、录完就算完成任务了,不需求归档保管;另一种是局部人误以为谁拍的照片就归谁,送往报社、电台的用完就算完了,怎样处置这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念,档案认识不强,仅思索个人或本部门工作便当,致使局部声像档案长期在个人或科室内部保管,不移交档案室或档案馆统一保管。特别是随着人员变动和机构调整,形成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全完好,严重影响了声像档案的持久维护和开发应用。


  事实证明,摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用,加上认识上的误区,形成了声像档案管理上的不标准。也就是说,产生声像档案的第一关棗构成和归档不把好关,待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集,那只能是"亡羊补牢"了。


  (二) 声像设备存在着"一硬一软"的现象


  "一硬"是指声像设备数量多。随着社会的开展及工作需求,机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中,仅有21个单位没有声像设备,占13%,87%的单位都有1台以上的声像设备,设备总数达671台(架)。从总体讲,声像设备可算比拟"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的运用请求,占62%,致使有的设备闲置,没人会用,难以充沛发挥作用;有的设备寄存在科室或个人手中,没有合理应用;有的设备运用人员不明白或频繁变动,设备不能有效天时用。从而构成了"硬件硬、软件软"的现状,而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥,最终形成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完好保管下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。


  (三) 声像档案管理紊乱,问题复杂


  1、 管理制度不健全,声像档案没有集中统一管理


  调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度,占47%,有半数以上的单位处于无章可循的自在构成、自在处置状态。据调查,声像档案的管理主要存在着3种方式:一是档案室集中统一管理,随时构成随时移交,仅占26%;二是各科室一年一次移交档案室,占35%;三是由科室分散保管或个人保管,占39%。由此标明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理,缺乏必要的管理制度,或有的单位虽有管理制度,但落实不够,缺乏有效的保证措施。


  2、 档案认识不强,声像档案难以及时完好归档


  声像档案有较强的时效性和特殊的归档请求。例如照片底片需同时归档,影像需辅以文字阐明,假如不及时归档,日后就是摄影人员本人也难以追想齐全和精确。调查发现,有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字阐明更难说清。原本是很宝贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保管价值和应用价值。从录音、录像带的归档状况来看,更令人担忧,相当一局部单位都是"一盘带子重复用",原始录音(像)没有保管下来。另外有些部门或个人手里保管着局部宝贵的声像档案,虽管理不标准,但当档案部门去搜集时,常常不愿交。究其缘由,主要是档案认识不强,对声像档案管理缺乏注重。


  3、保管条件差,声像档案难以持久保管


  声像档案的保管条件比纸质档案请求更严厉。而调查发现,只要播送电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或装备了声像档案专柜,其他各单位都将声像档案寄存在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保管请求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连蜕变,磁带受损等,不利于声像档案的持久保管和应用,一旦发作问题,悔之晚矣!


  4、 管理情况"喜""忧"悬殊,开展不均衡


  调查单位中设备、人员、声像档案管理都比拟标准的有11个单位,占6.8%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个,竟占40%,两极所占比例悬殊。从照片数量看:最多的一个档案室存有20000余张,其他160个单位20860张,均匀130张(其中多者上千张,少者几张)。仅从照片档案一项看,声像档案的管理程度就很悬殊。


  5、 搜集渠道不畅,声像档案馆、室藏匮乏


  区档案馆是全区永世保管档案并向社会提供应用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部,没有集中统一管理。正是由于多年来因循下来的声像档案分散保管,难以及时完好归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住,加之征集措施不得力,渠道不畅,形成今?斓呢逊Α?BR>


  6、 区域性严重活动档案失控,声像档案流失严重


  众所周知,每次区里或基层单位组织严重活动,召开重要会议,都布置人员摄录像,构成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上登载或印成图书、画册对外发行,但在档案馆(室)却找不齐这些原始档案。剖析缘由:一是多个单位同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门指导及相关工作人员都是暂时抽调的,各自傲责一块工作,相应构成的档案资料缺乏谐和、统一、集中,活动完毕后,档案资料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到完毕没有归档请求和相应的控制措施以及贯串一直的档案管理、效劳工作,也形成档案资料流失;三是有关专业人员档案认识不强,加之缺乏有效的管理,构成的档案不及时归


  档,用完之后就归为已有或是下落不明,又形成档案的流失。


  二、 增强声像档案管理工作的对策及倡议


  (一) 增强宣传、进步认识,争取指导注重


  搞好档案工作不只是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级指导的注重是做好档案工作的重要保证。从这几年的经历看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的鼎力支持,惹起社会的普遍关注,从而进步全民,特别是各级指导及有关人员的档案认识,营造出一种良好的档案工作气氛;二要抓住机遇,效劳中心工作。档案主管部门、各立档单位要擅长抓住机遇,分离本地、本单位中心工作,经过馆、室藏档案以及生动的应用实例,发挥档案本身的宣传教育作用。


  (二) 增强管理,制定方法,狠抓制度落实


  要改动声像档案管理紊乱的现状,制定一个切合实践的管理方法来标准此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理方法》;同时,各立档单位也要树立相应的管理制度,强化标准管理,对产生的声像资料从搜集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严厉的制度,避免分散流失,根绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、应用作出明白规则。永世、长期保管的声像档案应定期向区档案馆移交;在此根底上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必需制定有效的配套措施,明白义务,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐渐变成盲目的行动,以确保声像档案归档质量。


  (三) 增强监视,分类指导,注重业务培训


  针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监视指导力度,并把其作为档案目的管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式停止分类指导,力争整体程度的进步。对人员、设备、档案管理都比拟标准的单位,要稳固进步,在开发应用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上增强指导和监视,促其逐渐标准管理;对问题较多、根底单薄的单位,要限期建档,加大指导监视力度,不留死角。注重业务培训,全面增强对摄录人员、档案人员的有关专业学问和技艺的培训,为构成好、保管好声像档案奠定良好的根底。


  (四) 分离实践,发明条件,力图妥善保管


        要完成声像档案搜集完好,采取必要的行政手腕和物质保证,树立并疏浚搜集渠道,运用多种方式搜集也很重要。分离地域实践,各立档单位、区档案馆要全面出击,采取多种方式搜集。主要有:①经过正常移交接纳。科室移交档案室,档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点搜集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比拟集中的,要有重点地强化搜集,经常沟通及时控制状况。③重点人物(摄录人员)直接征集。有一局部摄录人员除担当本单位的摄录任务外,还被指派(或延聘)摄录本地域的严重活动、重要会议、城市建立、外事活动等。对保管在这些人手中的属于归档范围的声像档案,要多方努力,登门搜集和征集。④普遍的社会征集。对散存在民间的声像档案,运用发公告、发文件、上门实地寻求等方式,采取有偿征集、无偿捐献、树立名人全宗、个人代存等方式普遍征集。


  (五) 全面出击,方式多样,疏浚搜集渠道


  从持久维护和应用思索,声像档案请求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保管条件普遍不契合上述请求,短时间内都配齐专柜或设专室又不理想。我们以为分离实践,发明条件,力图妥善保管是燃眉之急。首先,声像档案要独立成卷,运用声像柜或密闭铁柜单独寄存;其次要严厉控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等维护措施,尽量延长声像档案的寿命。

  

  (六) 倡议档案主管部门参与全区各类严重活动


  针对地域严重活动(重要会议)档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多要素,应采取档案局、馆直接参与的方法,由主办单位通知档案局派专人摄影录像并担任其他各类档案的搜集归档工作,以确保全区严重活动产生的档案(特别是声像档案),得以及时、齐全、完好地归档,统一管理,便当各方面应用。