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档案整理过程中有怎样的分类方案呢?
作者:河北字字句时间:2021-05-31 23:38:59浏览量:

档案整理是一项很重要的工作也比较复杂,以下就由字字句为你整理的分类计划,这样在今后整理档案时就不会出错了,一同来看一下吧。


1.办公室应对归档文件进行科学分类,同一全宗应坚持分类计划的一致性和稳定性。


2.归档文件一般选用年度—组织(问题)—保管期限、年度—保管期限—组织(问题)等方法进行三级分类。


a)按年度分类将文件按其构成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。关于计划、总结、预算、计算报表、赞誉先进以及法规性文件等内容触及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度构成的会议文件归入落幕年。跨年度处理的文件归入办结年。当构成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以阐明。


b)按组织分类将文件按其构成分类。选用组织分类的,应根据文件构成或承办组织对归档文件进行分类,触及多部分构成的归档文件,归入文件主办部分。选用问题分类的,应依照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。


c)按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。


3.摆放


a)归档文件应在分类计划的最低一级类目内,按时刻结合事由摆放。


b)同一事由中的文件,按文件构成先后次序摆放。


c)会议文件、计算报表等成套性文件可集中摆放。


4.编号


a)归档文件应依分类计划和摆放次序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性准则。档号的结构宜为:全宗号-档案类别代码·年度-保管期限-组织(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”衔接,同一级代码之间用“·”隔开。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。


5.档号依照以下要求编制:


a)全宗号:DX。


b)档案类别代码·年度:归档文件档案类别代码由。年度为文件构成年度以4位阿拉伯数字标示公元编年,如“2017”。c)保管期限:保管期限分为永久、定时30年、定时10年,别离以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。


c)组织(问题)代码:组织(问题)代码选用2位汉语拼音字母,如行政办公室代码“XZ”等。归档文件未依照组织(问题)分类的,应省掉组织(问题)代码。


d)件号:件号是单件归档文件在分类计划最低一级类目内的摆放次序号,用4位阿拉伯数字标识,缺乏4位的,前面用“0”补足,如“0026”。


e)归档文件应在主页上端的空白方位加盖归档章并填写相关内容。电子文件能够由系统生成归档章样式或以条形码等其他方式在归档文件上进行标识。


f)归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,组织(问题)能够作为选择项。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、组织依照


6.编制


页数用阿拉伯数字标识。为便于识记,归档章保管期限也能够运用“永久”“30年”“10年”简称标识,组织(问题)也能够用“办公室”等规范化简称标识。


7.编目


归档文件应根据档号次序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。