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档案整理流程及主要技术方案
作者:河北字字句时间:2021-06-16 21:01:47浏览量:

(一)文书文件(归档文件)整理  


归档档案的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,  


原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。  


1、装订。归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。  


2、分类。(1)按年度分类:将归档文件按其形成的年度进行分类。(文件数量较少的单位可以按年度——保管期限分类)  


(2)按保管期限分类:归档文件(文书档案)保管期限分为永久和定期两种,定期一般分30年、10年。  


(3)按机构分类要:将归档文件按其形成或承办的单位内设机构进行分类。(区直副厅以上单位一般按机构分类)  


(4)按问题分类:将单位的归档文件按工作性质进行分类。(区直二层、市直属、县直及以下单位一般按党群工作、行政管理、业务工作三种职能分类)  


3、排列。将归档文件在分类方案的最低一级类目内,按时间先后顺序进行排列。  


4、编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在每件归档文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。  


5、编目。将归档文件按分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 


(二)专业档案卷宗整理  


专业档案整理类文件材料按一宗一档进行整理。整理细则如下:  


1、装订方法  


使用统一规格的无酸卷皮,采用三孔一线方法在左侧装订。  


2、页码编制  


案卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号,每卷页号从“00l”开始,分别在书写材料的右上角编写页号,卷与卷之间页号不能连续。案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。  


3、卷内文件目录  


每卷档案都应编制卷内文件目录,卷内文件目录应使用固定式目录。  


4、案卷封面  


案卷封面应采用统一格式制作。案卷封面主要由全宗名称、档案类别、地址、民房户主、起止年限、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等组成。  


5、案卷目录  


案卷目录包括案卷号、案卷题名、页数、期限、备注等。其中案卷题名由项目名称、地址及姓名三部分组成。  


6、备考表  


备考表填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等项目。  


(三)档案数字化  


总体流程:  


提卷出库  


根据单位要求提取需要数字化的档案,并且核对清点完全无误,登记填写《档案交接清单》。并针对不同村制作不同的交接清单,确保资料整齐有序。  


加工前处理工作  


在扫描之前,根据档案管理情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要做出标识,确保档案数字化质量。  


(1)目录数据准备。按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数(空页、错页、漏页)等,应按照《归档文件整理规则》(DA\T22-2000)进行修改。  


(2)拆除装订。在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。  


(3)区分扫描件和非扫描件。按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。  


(4)页面修整。破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。  


(5)对档案存在缺失或者错误的情况应先补齐或修改过,再进行数字化工作。  


(6)档案整理登记。制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。  


数字化扫描  


(1)扫描应根据资料幅面的大小选择相应规格的扫描设备,大幅面资料可采用精益A3080平板快速扫描仪,轨道大幅图扫描仪SN900STA0W,也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;  


(2)对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的资料,可采用黑白二值模式进行扫描;对页面为黑白二色,但字迹清晰度差或带有插图的资料,以及字字句数字档案化页面为多色文字的资料,可采用灰度模式扫描;对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的资料,可采用彩色模式进行扫描;平整的A4纸张会采用ccd拍照式快扫,折叠A4纸张采用cis接触式快描。  


(3)当采用黑白二值、灰度、彩色等模式对资料进行扫描时,其分辨率宜选择大于或等于300dpi;在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下,可适当提高分辨率;  


(4)对粘贴折页,可采用大幅面扫描仪扫描,或先分部扫描后拼接;对部分字体很小、字迹密集的情况,可适当提高扫描分辨率,选择灰度扫描或彩色扫描,采用局部深化技术解决;对字迹与表格颜色深度不同的,采用局部淡化技术解决;对页面中有黑白或彩色照片的材料,可采用JPEG、TIF等格式储存,应确保照片清晰度。  


数字化图像处理  


(1)对出现偏斜的图像应进行纠偏处理;对方向不正确的图像应进行旋转还原;  


(2)对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现资料原貌的原则;  


(3)对大幅面资料进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像;  


(4)彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边。  


数字化图像存储  


(1)采用黑白二值模式扫描的图像材料,宜采用TIF格式存储;采用灰度模式和彩色模式扫描的材料,宜采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读为前提。提供网络查询的扫描图像,也可存储为CEB、PDF或其他格式;  


(2)图像材料的命名应确保其唯一性,并应与电子资料目录形成对应。  


数字化成果汇总应当符合下列规定:  


资料数字化转换过程中形成的电子资料目录与数字化图像,应通过网络及时加载到数据服务器端汇总、验收,并应实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索,数字图像的排列顺序与纸质资料相符。  


装订还原  


扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持档案的排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。  


目录录入  


按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)的要求进行著录,建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。  


注:采用人工校对或软件自动校对的方式,对目录数字化档案数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据应要求进行修改或重录。  


数据挂接  


将所有扫描修图好的电子文件依照纸质档案和档案管理系统电子目录一一对应进行数据匹配挂接,做到无错误无遗漏,做到数据“有依可找,有章可寻”。  


(1)挂接前的数据关联检查:以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。  


(2)汇总挂接:档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等,实现批量、快速挂接。  


质检  


(1)对录入的目录数据应进行抽查,抽查率不得低于15%,错误率不得高于1%;  


(2)对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等图像质量问题的控制;  


(3)对图像和目录数据挂接应进行抽查,抽查率不得低于15%,错误率不得高于1%。  


对部分非常重要档案进行全部检查原则,准确率保证100%。  


电子资料备份和异地保存(避免丢失建议多元化保存)  


电子资料备份和异地保存应符合下列规定:  


(1)电子资料目录、电子登记簿以及纸质资料的数字化加工处理成果均应进行备份;  


(2)可选择在线增量备份、定时完全备份以及异地容灾备份的备份方式;  


(3)应至少每天1次做好增量数据和材料备份;  


(4)应至少每周1次定时做好完全备份,并应根据自身条件,应至少每年1次离线存放。存放地点应符合防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物的要求,还应采用专用的防磁柜存放;  


(5)应建立异地容灾体系,应对可能的灾害事故。异地容灾的数据存放地点与源数据存放地点距离不得小于20km,在地震灾害频发地区,间隔距离不宜小于800km;  


(6)备份数据应定期进行检验。备份数据检验的主要内容宜包括备份数据正常打开、数据信息完整、材料数量准确等;  


(7)数据与灾备机房的设计应符合现行国家标准《电子信息系统机房设计规范》GB50174的规定。  


还卷入库  


所有纸质档案数字化完毕并且经过质检合格加以备份后,必须将所有档案准确无遗漏的归还清单入库,并且填写《档案移交清单》,并且要与提卷清单一致方可入库。  


数据移交  


纸质档案移交入库完毕,需相应的将数字化成果移交采购方,数字化成果包括数据备份的光盘、硬盘和档案管理系统的所有数据,并且确保成果的完整性和准确性。