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照片档案管理规范
作者:河北字字句时间:2021-06-16 21:05:04浏览量:

5.1整理原则  


照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。  


5.2照片、底片的鉴定  


5.2.1保管期限  


保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限,分为永久、长期.短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的视定》执行。  


5.2.2密级  


密级是指照片、底片保密程序的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB/T7156及有关规定执行。  


5.3底片的整理  


5.3.1底片的编号  


底片号是固定和反映底片在全宋内排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下:  


全宗号——保管期限代代码——张号  


全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。  


保管期限代码:分别用“1、2,3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。  


张号:在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。  


5.3.2底片号的登录  


5.3.2.1宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时,前段可不写),不得影响画面;也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处,不得污染胶片。  


5.3.2.2底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。  


5.3.3底片袋的标注  


底片放入底片袋内保管,一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片,应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片,应在底片袋的左上方标明“K”字样。  


5.3.4底片的入册  


5.3.4.1底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。  


5.3.4.2应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。  


5.3.4.3芯页的插袋上应标明相同的底片号。  


5.3.5大幅底片的放置  


对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片,应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后,放入专用的档案袋或档案盒中,按底片号顺序排列。  


5.3.6册内备考表  


5.3.6.1册内备考表项目包括:本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。册内备考表见附录A。  


5.3.6.2本册情况说明:填写册内底片缺损,补充、移出、销毁等情况。对底片册立册以后发生或发现的问题,应由有关的档案管理人员填写说明,并签名、标注时间。  


5.3.7底片册的封面  


底片册的封面应印制“底片册’字样。  


5.3.8底片册的册脊  


底片册册脊的项目包括:全宗号、保管期限;起止张号、册号。底片册册脊见附录B。  


5.3.9底片册的排列  


底片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。  


5.4照片的整理  


5.4.1照片的分类  


应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片,也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致,不应随意变动。  


5.4.2照片的排列  


应在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用,照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。  


5.4.3照片的编号  


照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码,册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式:  


格式一:全宗号—保管期限代码—册号—张号  


格式二:全宗号—保管期限代码—张号  


若采用格式二,可选用照片、底片分别编号法或合一编号法(影像相符的照片、底片编号相同)。选用合—编号法宜以照片、底片齐全为基础。  


全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。  


保管期限代码:分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。  


册号:在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。  


张号:格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。  


5.4.4照片的入册  


5.4.4.1照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜,有活页式和定页式两种。芯页格式参考示例参见附录C。  


5.4.4.2应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上,组成照片册。  


5.4.5大幅照片的放置  


对于照片册放置不下的大幅照片,可将其放入专用的档案袋或档案盒中,按照照片号顺序排列。如竖直放置,应首先将照片固定在专用的纸板上。再放入袋、盒中;如水平放置,照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。  


5.4.6单张照片说明的填写