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档案馆进行档案管理的重要性
作者:河北字字句时间:2021-11-03 20:28:12浏览量:

档案馆开展档案寄存服务的过渡

面对一些企业为了节省成本、提高效益,特别是部分转制和破产企业出现档案向外寄存的急切需要的实际,各地国家综合档案馆便建立起一些中介性质的文件、档案管理机构,承担起了这部分任务。如:早在1998年8月9日,我国首家档案寄存中心经深圳市政府批准,在深圳市档案局(馆)成立。。

随着档案馆对外寄存业务的开展,有些地方还制订了相应的规范,第二条指出:“凡在本省的各类企事业单位、中介机构、金融、保险及其它社会组织和个人,收藏的具有保存价值且又不属于省、市、县档案馆接收范围的档案资料,均可寄存在本馆。”

但由于这些档案中介机构都是由档案局(馆)建立的,属于档案馆的业务拓展。所以尽管能够缓解一些单位眼前所面临的档案管理和利用的矛盾,但却并不是解决问题的根本性办法。

提到信息安全,我们通常想到门禁、摄像头这样的眼睛看的见的安全设施。其实,要做到信息安全远远不止这些,看不见的管理更重要。

比如门禁管理,比门禁系统更重要的,是一系列管理机制,门禁卡人手一张、用户名和密码禁止相同、密码禁止过于简单、进入仓库必须手持工单等等。

再说说储位管理,一般仓库没有软件系统支撑,储位管理是划片方式,就是为每一个客户分配一片专属区域,这样做任何人都能查找到档案信息,信息泄露风险极高。专业的储位管理要通过IT系统用安全算法的方式来动态分配储位、用条码系统来绑定储位,哪些客户的哪一个档案箱存在哪个储位,任何人都记不住找不到,只有通过IT系统和条码系统才能快速定位。采用安全算法分配储位的管理方式,信息泄露风险被大幅降低。

还有调阅室管理、访客管理、员工保密协议等等,这些管理都涉及到信息安全。

信息安全,考验的是态度。一个以信息安全为已任的第三方档案管理公司,不会只做表面功夫,不会因为客户要求分片存储而不坚守安全管理之道。