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商业性档案整理行业的规范管理是什么?
作者:河北字字句时间:2022-01-02 19:36:46浏览量:

商业性档案管理行业的规范管理

纳入本地区档案行政管理部门的监督与指导

商业性档案管理行业在我国正处于起步阶段,无论在规模和数量上,将会得到迅速地发展。因此,档案行政管理部门对这样一项特殊行业,应当依据《档案法》第六条和第二十四条的规定,正视其存在和发展,因势利导,对其进行有效监管,使之成为国家档案馆的重要补充,同时也促进商业性档案管理行业的健康、科学发展。具体可从以下几个方面入手:

要纳入企业所在地行政区域档案事业管理体系。目前我国有关部门对档案的管理服务已经引起了高度重视。如有关部门和国家档案局为促进行业发展,提高应对国际竞争能力,对档案信息的外包服务也给出了明确要求;又如中国保险监督管理委员会、中国人寿保险股份有限公司联合起草的,国家档案局于2007年7月1日发布实施的《人身保险业务档案管理规范》中,明确支持保险公司将业务档案实施第三方管理等。

既然社会上还有大量的业务档案需要由档案管理企业来进行管理服务,那么档案行政管理部门就要正视商业性档案管理服务企业的存在和发展,要将其作为本行政区域档案事业的一个有机组成部分给予规范,纳入本行政区域档案事业管理体系之中。

对商业性档案管理企业实行全程监管。档案行政管理部门要抓紧制定政策,规范适合我国国情需要的商业性档案管理行业的运行机制和业务标准。如,国有企事业单位档案实行第三方托管应实行档案行政审批手续;从事档案保管的商业性档案管理企业的资质纳入档案行政管理部门认定,并对从业人员岗位资格进行培训和备案;对保管场所的硬件条件是否符合需要进行验收等。具体可通过四个环节来实行:

一是在企业设立时的把关。档案行政管理部门要依据档案保管的基本要求和企业开展管理服务的具体对像,从档案实体的安全保管、档案信息的保密要求、档案利用的安全便捷等方面提出各项要求,严格把关。企业对档案行政管理部门提出的各项要求要做出履行承诺。二是定期执法检查。将商业性档案管理企业纳入执法检查的范围,检查合格者颁发“档案保管合格单位”牌匾。三是在企业运行过程中要给予专门业务的指导和监管。四是接受客户有关档案保管方面的投诉。档案管理行业中产生的有关问题自然属于档案法律行为的范畴,如触犯了档案法律法规的条文,势必需要有当地的档案行政管理部门出面给予依法解决。

指导商业性档案管理企业组建行业协会。行业协会是经依法批准成立,由同一行业经济组织及相关单位和个人自愿组成、自律管理的非营利性社会团体,是企业与政府之间的桥梁和纽带。行业协会对一个行业的健康发展有着举足轻重的作用。所以早日组建商业性档案管理领域的行业协会,为商业性档案管理企业搭建服务平台,营造公平的竞争环境,制定行业规范,降低运作成本,这对于行业内成员提升管理水平、创新技术和提高人员素质,乃至商业性档案管理行业的合法、科学发展都有十分积极的意义。


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