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论企业档案工作数字化转型
作者:河北字字句时间:2020-12-01 15:30:18浏览量:

    2020年6月19日,国家档案局举办区块链技术视频专题讲座,中央档案馆馆长、国家档案局局长陆国强要求,要加快厘清运用新一代信息技术实现档案管理现代化的思路举措。在“十四五”时期实现以信息化为核心的档案管理现代化必须取得突破。因此,数字化转型是“十四五”时期企业档案工作的重点任务。


    企业档案工作数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及依此提升档案管理水平和效益的过程。这个概念包含如下含义:一是档案工作数字化转型的主体是企业,而不是企业档案部门或是档案人员。二是档案工作数字化转型包括管理对象、管理手段和效果3方面,3个方面互相联系互相依存,又互相影响,因此这里的“数字化”不仅是指传统载体档案的扫描。三是档案工作数字化是一个过程,它不是一蹴而就的。四是转型既包括管理能力的转变,也包括管理效果和效益的转变。



转型内容


1.基础业务规范和完善


    主要内容包括健全或完善档案管理制度、理顺档案管理体制机制、实现档案管理的集中统一、规范档案管理业务流程及各类卷夹、表格、单据等。这是开展档案工作数字化转型各项工作的基础。档案管理制度不健全、体制机制不科学、业务流程混乱、编号不科学等,将使档案工作的数字化转型不能顺利进行。


2.存量档案数字化


    存量档案数字化是指对传统载体档案进行数字化加工,建立目录数据与数字图像、结构化数据等关联关系的处理过程。存量档案数字化属于管理对象数字化转型范围,是档案管理过程数字化能否发挥作用的关键。


3.增量档案电子化


    增量档案电子化是指新增电子文件通过电子文件归档形成电子档案,即业务系统电子文件归档。其作用在于以下几个方面:一是放大档案管理过程数字化转型的效果。如果管理对象没有实现数字化,即使档案管理过程实现了数字化,数字化转型的效果也会大打折扣。二是能够解决业务信息化过程中的难题。不少企业由于业务信息发展太快,产生的数据量大,数据长期保存存在问题,或是新旧系统集成存在问题,使得信息化可持续发展存在困难。但通过电子文件归档能够很好地解决这些问题,从而通过档案工作数字化转型促进业务信息化的发展。增量档案电子化既属于管理对象数字化转型范围,也涉及档案管理过程数字化,是转型工作的关键。


4.管理过程数字化


    即将档案管理过程由传统手工向数字化转变,其主要工作是电子档案管理系统的开发与实施。电子档案管理系统的开发与实施就是将档案管理流程通过软件开发工作固化在系统中,从而实现档案工作的流程驱动(尽管有的领域已实现数据驱动,但在档案领域应该仍处于流程驱动阶段——作者注)。


5.服务能力提升


    一是档案信息开发利用实现由被动服务向主动服务转变。这就要求档案工作识别档案利用者的需求,运用大数据、知识管理等的理念和技术,对档案数据、电子档案管理系统等进行相应的改造。二是档案信息服务内容实现由提供初级档案信息服务向深加工档案信息转变。三是提高档案信息服务效率。如通过对电子档案管理系统的改造,使检索界面更加友好,进一步提高检索速度,或是通过移动端的应用,扩大档案信息服务的空间。四是服务范围进一步扩大。即通过对档案数据的加工或是电子档案管理系统的改造,进一步扩大档案利用者的范围,或实现服务范围由企业内部扩大到企业外部,实现服务范围由本地扩大到外地等。


6.促进主营业务转型或发展


    一是通过有目的提供更高水平更高质量档案信息的利用,促进企业某方面业务的提升,解决企业当前某一方面的难题。如某企业通过开展档案知识管理,提供系统化的知识服务,促进企业产品的研发工作。二是通过数字化转型加强某一类档案或档案工作某一个环节的工作来促进主营业务的发展。如某企业通过电子文件归档腾退50多套老旧系统,是档案工作数字化转型工作促进企业信息化发展的体现。这也是一个寻找着力点发挥企业档案工作数字化转型作用的过程。



转型路径选择原则


1.规划先行原则


    企业档案工作数字化转型工作是依托信息化技术实现档案工作转型升级的过程,其本质是信息化工作,需要一定的时间,耗费相应的资金和人力,并具有一定的技术难度,尤其是比较高级的转型工作,是一项多工作交叉的工程,因此必须提前规划,明确建设的方向,调动有关人员的积极性,合理分配资源。


2.对象与手段并行原则


    档案资源是档案工作的对象,基础设施、电子档案管理系统等是管理手段。从客观世界运行来说,管理对象依靠管理手段来进行管理,而管理手段必须通过对管理对象的管理来发挥作用。因此,管理对象和手段的数字化必须同时进行。


3.从易到难原则


    即在档案工作数字化转型时应先从比较容易实现的内容着手,然后尝试难度更高的内容。从易到难可以从容易内容实施的过程中获取经验,锻炼能力。如果反其道则有可能挫伤积极性,或是浪费资源,事倍功半。


4.需求牵引效益优先原则


    即企业档案工作数字化转型要立足于企业业务发展的需求,将企业最需要的档案信息或最需档案工作的业务作为档案工作转型的重点或着力点。为此,要对企业的需求进行深入调研分析,找准企业产品研发、生产、经营、管理等工作对档案信息和档案工作的需求,以此作为立足点和着力点。


5.从模仿到创新原则


    企业档案工作数字化转型中,部分工作需要较少的新思想、新方法和新技术,甚至不需要,仅靠模仿就可以,而有些内容则需要较多的新思想、新方法和新技术。为了保证数字化转型的成功率,可遵循从模仿到创新的递进原则,条件不具备时千万不可一步登天。


6.前端控制原则


    前端控制原则是指企业档案工作数字化转型中的电子文件归档工作倡导的“文件尚未产生之时采取措施”,即从文件的生成开始就提前介入。这个思想必须贯彻在企业档案工作的数字化转型中。



转型路径


1.做好档案工作数字化转型规划


    这是遵循规划先行原则选择的路径。档案工作数字化转型规划包含的内容丰富,涉及面广,绝不仅是“花钱买机器”的一个简单规划。它涉及企业的总目标、各部门的分目标、各部门的政策与计划、信息部门的活动、信息化的发展等。一个好的规划在内容上应包括:数字化转型目标、约束条件和计划指标的分析,电子档案管理系统的功能结构,系统开发实施工作的组织,所需人员及系统的管理和运行,以及档案工作数字化转型的效益分析和实施计划等。


2.资源数字化与电子档案管理系统并行推进


    实现档案资源数字化的同时实现管理手续的数字化,即在实施电子档案管理系统的同时,要么同时着手存量档案数字化工作,要么着手开展电子文件归档工作。


3.从存量档案数字化到增量档案电子化


    这是遵循从易到难的原则而形成的一条路径。当企业经费有限,要对档案资源数字化转型时而应选择的路径。这是因为存量档案数字化比较容易,有的仅通过外包就能实施,见效快。而增量档案电子化则需要较复杂的工作,难度比较大,且见效慢。数字化转型工作快速见效有利于后续工作的开展。


4.从档案管理个别环节数字化到数字档案馆(室)建设


    这也是在企业资源有限、档案人才不足的情况下遵循从易到难而设计的一条路径。数字档案馆(室)建设是企业档案工作数字化转型的综合,工作内容较多,涉及面广,复杂程度较高,需要较多的人、财、物等资源。在某一个阶段,如企业资源并不能支持数字档案馆(室)的建设,此时可从个别环节的数字化转型着手,如先将目录数字化以提高检索效率,或是利用计算机进行辅助分类和排列,从而实现部分整理工作的数字化等。待资源允许并取得一定经验后,开展数字档案馆(室)的建设。


5.在管理对象与管理手段转型基础上实现档案工作的提质增效


    这是遵循从易到难、需求牵引等原则设计的一条路径。提质增效是档案工作数字化转型的目标,没有提质增效的档案工作数字化转型,企业是不会支持或实施的。但是,提质增效必须以管理对象与管理手段转型为基础,否则提质增效就无法实现。


6.大力开展业务系统电子文件归档


    这是遵循需求牵引原则设计的一条路径。当前,各企业都应用了大量的业务系统,积累了大量的电子数据。这些数据有的处于不安全或是使服务器超负荷运行状态,业务系统电子文件归档是当前各企业对档案工作数字化转型最大的需求。从另一个方面来看,业务系统的稳定运行是企业经营管理的大局和信息化工作的中心,做好业务系统电子文件归档,就是档案工作围绕中心服务大局的最好体现。


7.积极融入业务系统实施工作中


    这是遵循前端控制原则设计的一条路径。在系统实施完成后进行业务系统电子文件归档有许多的困难,反之,如果在系统实施时就提出电子文件归档要求,则会容易得多。因此,企业应把融入业务系统实施工作作为档案工作数字化转型的一项重要内容。主要工作就是参与业务系统需求分析、详细设计、测试、上线等工作,及时提出归档需求,确保归档功能的实现,确保归档的电子文件符合档案管理的要求。