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档案数字化加工的方案
作者:河北字字句时间:2020-12-08 21:09:01浏览量:

   一、纸质档案数字化硬件设备的配备

 

  关于档案数字化硬件设备的配置,如果选择外包,企业需支付部分设备租赁费,并提供场地,其优点是省事、处理速度快、见效快,可以一次性处理历年积存的档案,但由于年久失修,纸质档案容易积存,同时由于处理量大,费用支出需一次性支付较大数额。


  自处理的好处是可以随时进行,因为使用本部门的人员基本不存在人工成本问题,缺点是工作人员需要掌握一定的数字化工作技能,由于人员数量、设备、设备性能的限制,处理速度较慢,与我国档案事业“十二五”规划提出的要求相差甚远。在了解所需硬件设备后,根据本单位的实际情况,本单位不可能外包档案的数字化处理。而且数字化工作也是今后档案的日常工作内容之一,是档案工作者必须掌握的工作技能。与其以后学习这些知识,不如从一开始就参与进来。


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  因此,我们根据库存档案的幅面大小申请购买了两种扫描仪,一种是可以扫描最大幅面为A0图纸的大型专业扫描仪,而另一种是可以扫描A4幅面的文件快速扫描仪。这样,不仅可以满足A4以上各种大型图纸的一次扫描,还可以节省扫描仪幅面不足需要二次合成图纸的时间,还可以降低图纸合成过程中可能出错的概率。配备的A4幅面文件快速扫描仪,扫描速度为彩色40pm/80ipm(200dpi),黑白色和灰色50pm/2000pmipm(2000dJipm)可能出错的概率。配备的A4pm文件快速扫描仪的速扫描仪,扫描速度为彩色40000d,可以达到四种。同时还具有自动校正、切割、超声波复片检测等功能。,完全可以满足企业档案部门对文档扫描的要求。

 

  二、档案管理软件及配套设备的配备


  档案数字化处理无论外包还是自行进行,都需要档案管理软件的支持。纸质档案只有数字化后,才能使档案管理软件物尽其用,否则,档案管理软件就仅仅是一种类似简单数据库的管理,它只实现了档案目录级别的查询和目录打印等基本功能。

 

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  三、扫描档案的选择

 

  一般来说,扫描档案的选择基本可以分为全宗优先,年度优先,内容优先等,利用率高的档案优先扫描;利用率不高、未解密或密级过高的档案,以及保存价值较高但不适合扫描的档案优先扫描。